4 Lưu ý tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

Có một số vấn đề quý khách cần lưu ý khi tổ chức sự kiện để tránh gây ra những sự cố không đáng có khiến chương trình đổ bể. Do vậy, để có một sự kiện thành công, quý khách phải chuẩn bị rất nhiều thứ như địa điểm, nhân sự, kịch bản, thời gian chạy sự kiện,…

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện cho công ty

Địa điểm tổ chức sự kiện

Thông thường địa điểm tổ chức sẽ được chọn dựa trên các tiêu chí như: khách sạn mấy sao, sức chứa của phòng, khách sạn đó đã có những gì (bàn ghế, tiệc, sân khấu,…),…Nhưng nếu với các sự kiện quy mô nhỏ và vừa thì quý khách có thể chọn các nhà hàng, phòng hội nghị, phòng họp nhỏ tại các khu resort.

dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo

Điều kiện thời tiết

Với các sự kiện được tổ chức trong nhà thì vấn đề thời tiết không là vấn đề đáng lo ngại lắm. Nếu địa điểm tổ chức ở xa trung tâm thành phố hay xa nơi làm việc, thời tiết có mưa hay lạnh thì quý khách có thể sắp xếp xe đưa đón các khách mời tham dự để đảm bảo chương trình được diễn ra đúng như dự kiến.

Những sự kiện được tổ chức ngoài trời như khai trương, khánh thành, động thổ thì cân nhắc thuê thêm nhà bạt, nhà dù hay nhà giàn để yếu tố thời tiết không còn là vấn đề gây trở ngại cho quý khách nữa.

tổ chức lễ khởi công động thổ tại hà nội

Thời gian set up

Để đảm bảo thời gian set up cũng như chạy thử chương trình, quý khách nên yêu cầu đơn vị thi công lắp đặt trang trí khu vực tổ chức sự kiện trước nửa ngày hoặc 1 ngày. Tuy nhiên, nhiều trường hợp do địa điểm tổ chức bị hạn chế về thời gian ra vào đồ và thi công hay event đang diễn ra tại đó chưa kết thúc cũng khiến thời gian thực hiện cũng bị ít đi.

Do đó, quý khách hãy chủ động liên hệ và hỏi kỹ bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện về khung giờ được phép set up, thời gian tổ chức sự kiện là bao lâu.

Sự phối hợp giữa các bộ phận phụ trách

Bên cạnh 3 yếu tố trên sự phối hợp ăn ý và hiệu quả giữa các bộ phận phụ trách công việc trong sự kiện cũng cần được lưu ý. Từ bộ phận phụ trách kịch bản, nội dung, MC, âm thanh, ánh sáng đến đội múa, hát,…cũng cần phải hài hòa và ăn khớp với nhau.

cho thuê âm thanh ánh sáng tổ chức khai trương spa thương nguyễn9

Một số lỗi thường mắc phải khi tổ chức sự kiện cho công ty

Người dẫn chương trình quên lời, nói lắp

Nhiều MC chuyên nghiệp hay quá tự tin vào khả năng dẫn dắt của mình mà không cần cầm kịch bản khi lên sân khấu nhưng lại hay quên mất một số nội dung cần phải trình bày.

Sự cố với người nổi tiếng

Với những sự kiện cần tạo tiếng vang hay đơn giản là để đem lại không khí thật vui tươi và sôi động cho bữa tiệc, nhiều công ty đã thuê người nổi tiếng : diễn viên, ca sĩ, nghệ sĩ hài,… tới tham gia dự kiện của mình. Tuy nhiên, vì họ là người nổi tiếng nên lịch trình làm việc luôn dày đặc và khó sắp xếp thời gian, thậm chí đến muộn so với thời gian diễn ra sự kiện của công ty.

cho thuê âm thanh ánh sáng tổ chức khai trương spa thương nguyễn8

Tiến độ công việc chậm rãi

Một event chuyên nghiệp cần phải có bản kế hoạch công việc cụ thể và chi tiết để nắm bắt và giám sát, đánh giá tiến độ thực hiện. Hơn hết, quý khách không nên xem nhẹ hay đánh giá thấp tầm quan trọng của bất cứ hạng mục nào, tránh gây ảnh hưởng đến sự thành bại của chương trình.

Thời gian chuẩn bị gấp gáp

Một sai lầm nữa là nhiều đơn vị cũng mắc phải hiện nay là lên kế hoạch chuẩn bị rất gấp gáp. Thậm chí gần đến ngày tổ chức mới bắt đầu đi tìm nhà cung cấp hay bắt đầu lên danh sách công việc. Điều này khiến quý khách có ít thời gian chuẩn bị, công việc hoàn thành nhanh chóng không đảm bảo chất lượng dễ khiến sự kiện không thành công như mong đợi.