Phương pháp tổ chức hội nghị hội thảo và những lưu ý cần thiết

Tổ chức hội nghị hội thảo không đơn giản như tổ chức một trò chơi, mà nó có những kỹ năng cần thiết và phương pháp tổ chức nhất định. Nếu quý khách vẫn chưa biết phương pháp tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào, cần chuẩn bị những gì thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây.

các phương pháp tổ chức hội nghị hội thảo

Công tác chuẩn bị.

Chuẩn bị nội dung:

– Thông báo nội dung hội thảo để khách mời quan tâm chuẩn bị ý kiến, câu hỏi và thu thập tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo.

– Chuẩn bị bài dẫn của ban tổ chức. Bài dẫn cần ngắn gọn, súc tích, có tính chất khái quát và gợi ý, đưa ra những vấn đề cần thảo luận.

– Căn cứ vào chủ đề có thể đưa ra các bài tham luận tại hội thảo. Các bài tham luận cần có căn cứ khoa học đi kèm như có biểu mẫu thống kê, các dẫn chứng minh họa, điều tra xã hội học, các số liệu, tư liệu, chứng minh cho các quan điểm khoa học của mình.

Tìm hiểu thêm: Tổ chức khai trương khánh thành tại Hà Nội

chương trình hội nghị hội thảo

Chuẩn bị về nhân sự:

– Nhóm chuẩn bị về nội dung:

+ Lựa chọn, đề xuất chủ đề hội thảo, nội dung cần thảo luận

+ Xây dựng ý tưởng cho bài dẫn hội thảo

+ Phối hợp đặt bài tham luận. Với mỗi chủ đề nên lựa chọn một số cá nhân hay tập thể tiêu biểu để chuẩn bị tham luận về vấn đề đó. Yêu cầu bài tham luận phải có tính khoa học và có tính thuyết phục cao. Do đó, việc lựa chọn và đặt bài tham luận phải được tiến hành sớm, cần chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng và khách quan.

+ Chuẩn bị ekip chụp ảnh làm kỷ yếu hội thảo.

+ Xây dựng, lên ý tưởng tổ chức chương trình hội thảo.

– Nhóm chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức:

+ Tìm kiếm và liên hệ địa điểm tổ chức

+ Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung xây dựng chương trình, kịch bản điều hành chi tiết buổi hội thảo.

+ Phân công công việc cho các thành viên: người làm công tác tổ chức, MC, thư ký, phụ trách công tác hội trường, các tiết mục văn nghệ.

+ Kết hợp cùng nhóm phụ trách nội dung lên danh sách và liên hệ mời đại biểu, khách mời và người chủ trì hội thảo đến tham gia chương trình.

phương pháp tổ chức hội nghị hội thảo

Phương pháp tổ chức hội nghị hội thảo và những lưu ý cần thiết

Chuẩn bị về thiết bị tổ chức sự kiện:

– Xem xét nguồn tài chính và chi phí cho tổ chức hội thảo. Lựa chọn thời gian tổ chức để đảm bảo đủ số người tham gia theo yêu cầu.

– Kiểm tra địa điểm tổ chức:

+ Về không gian: đủ rộng không, bàn ghế sắp xếp như thế nào cho hợp lý, lối ra vào có rộng rãi không,…

+ Về trang trí: trong các hội thảo, thường trang trí đơn giản, đầy đủ, không cần quá cầu kỳ dẫn đến có nhiều sai sót.

+ Về ánh sáng, âm thanh: cần chuẩn bị tốt về ánh sáng để mọi người có thể đọc rõ tài liệu, âm thanh là hết sức quan trọng, micro phải đầy đủ và linh hoạt để người tham gia hội thảo có thể chủ động phát biểu ý kiến, có thể chuẩn bị thêm các thiết bị trình chiếu hay các cabin dịch đối với hội thảo có người nước ngoài tham gia.

Phương pháp tổ chức hội nghị, hội thảo:

– Lễ tân tiếp đón và dẫn khách mời vào trong hội trường

– Ổn định chỗ ngồi

– MC giới thiệu đại biểu, đại diện đại biểu lên tuyên bố lý do tổ chức cuộc hội thảo

– Trình bày đề dẫn tại hội thảo.

Thảo luận: phần thảo luận phải mang tính khoa học. Các tham luận phải được nhìn nhận khách quan, từ nhiều góc độ. Trong quá trình thảo luận cần có những phản biện để làm sáng tỏ vấn đề một cách tổng quát hơn, phản bác với những bằng chứng phải luôn lấy thực tiễn làm thước đo chân lý.

– Tổng kết hội thảo: khẳng định những vấn đề đã được hội thảo nhất trí. Những vấn đề chưa được giải quyết, cần hướng cho các thành viên dự hội thảo tiếp tục nghiên cứu, thảo luận, đồng thời bám sát thực tiễn cuộc sống để điều chỉnh quan điểm của mình

tổ chức hội nghị hội thảo

Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo

– Trang trí hội trường làm sao nêu bật được chủ đề của buổi hội

– Người chủ trì cần phải có nghệ thuật điều khiển dân chủ, tránh biến cuộc hội thảo thành một cuộc “cãi vã” mất đi tính kỷ luật.

– Nên tổ chức hội thảo, tọa đàm theo chủ đề, tránh lan man.

– Có thể lồng ghép các tiết mục văn hóa, văn nghệ để thay đổi không khí cho sự kiện.

Đây là phương pháp tổ chức hội nghị hội thảo cơ bản nhất nhưng vẫn cần có bản kế hoạch chi tiết nữa. Tùy theo tính chất của buổi hội thảo mà quý khách nên liên hệ với bên tổ chức sự kiện để có được những lời khuyên tốt nhất cho chương trình.

Đến với Biz Event, quý khách sẽ được sử dụng các gói dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất của chúng tôi với giá cả rất phải chăng. Biz Event rất hận hạnh được đồng hành cùng quý khách trong các sự kiện!

Công ty TNHH Thương Mại vá Sự Kiện BIZ

ĐT: 02432.123.988 – 0976.612.988.

Bình Luận Facebook

Bình Luận

Tin Liên Quan