Quy trình tổ chức sự kiện

Bất cứ một doanh nghiệp nào đều có một quy trình làm việc nhất định, từ quy trình duyệt giấy tờ, quy trình sản xuất, quy trình kiểm tra chất lượng dịch vụ, quy trình lấy ý kiến khách hàng,… Tổ chức sự kiện cũng cần quy trình chuyên nghiệp như thế. Quy trình tổ chức sự kiện càng chi tiết, bài bản càng thể hiện được trình độ chuyên môn và tính chuyên nghiệp của đơn vị đó. Biz Event tự tin đem đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp với mức giá phải chăng và luôn sẵn sàng phục vụ mọi nhu cầu của quý khách.

Quy trình tổ chức sự kiện tại BizEvent

1/ Nhận thông tin từ khách hàng

Khách hàng cần cung cấp đầy đủ những thông tin sau:

  • Tổ chức sự kiện gì ? Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
  • Số lượng khách dự kiện tham gia khoảng bao nhiêu người?
  • Ngân sách dự kiện khoảng bao nhiêu?
  • Qúy khách muốn thuê tổ chức sự kiện trọn gói hay thuê hạng mục cụ thể nào?
  • Chương trình diễn ra vào ngày nào?,…
Nhận thông tin từ khách hàng
Nhận thông tin từ khách hàng

2/ Phân tích và tư vấn cho khách hàng

Trong khi nhận thông tin từ phía khách hàng, Biz Event sẽ tư vấn trực tiếp luôn các hạng mục cần thiết cho quý khách. Đồng thời tư vấn cho quý khách từ kịch bản, thiết kế sân khấu đến thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện sao cho phù hợp nhất.

3/ Gửi báo giá chi tiết các hạng mục cần thiết

Sau khi chốt phương án cũng như các hạng mục cần thiết cho sự kiện, Biz Event sẽ lên danh số báo giá cho quý khách chi tiết, bám sát ngân sách dự trù của khách hàng. Đảm bảo không có hạng mục phát sinh gì thêm.

4/ Thiết kế sự kiện

Thiết kế sự kiện bao gồm: thiết kế sân khấu, trang trí khu vực tổ chức sự kiện, cách set up âm thanh, ánh sáng, màn hình led hay backdrop, bàn ghế,… Tất cả sẽ được Biz Event phác thảo ra bản vẽ 3D để khách hàng có thể hình dung ra sự kiện sẽ được set up hoàn thiện như thế nào.

Thiết kế sự kiện
Chuẩn bị các thiết kế sự kiện

5. Ký kết hợp đồng

Nếu khách hàng đã duyệt bảng báo giá, thì bắt đầu ký hợp đồng và đặt cọc trước khi set up sự kiện. Bên cạnh đó, kỹ thuật viên của Biz Event cũng sẽ đến địa điểm tổ chức sự kiện để khảo sát mặt bằng, chốt phương án set up và trang trí sân khấu, đảm bảo tính thẩm mỹ và khoa học nhất.

6. Thi công và lắp đặt

Đội kỹ thuật của Biz Event sẽ đến và set up thiết bị và các hạng mục cần thiết trước 1 ngày diễn ra chương trình để khách hàng có thể diễn tập cũng như duyệt chương trình trước khi sự kiện chính thức tổ chức. Đội ngũ nhân sự sự kiện như MC, ca sĩ, nhóm múa, nhóm nhảy,… sẽ đến trước khoảng 1h để chuẩn bị trang phục và nội dung diễn của mình.

Thi công và lắp đặt các thiết bị sự kiện
Thi công và lắp đặt các thiết bị sự kiện

7/ Kỹ thuật trực và điều khiển thiết bị

Với mỗi sự kiện, Biz Event đều có kỹ thuật trực đi cùng để điều khiển thiết bị trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Đặc biệt, khi có sự cố phát sinh trong chương trình cũng sẽ kịp thời xử lý.

Kỹ thuật trực và điều khiển thiết bị
Kỹ thuật trực và điều khiển thiết bị

8/ Kết thúc sự kiện, thu dọn thiết bị và thanh toán

Kết thúc chương trình, Biz Event sẽ thu dọn đồ đạc, các thiết bị lắp đặt. Khách hàng thanh toán khoản tiền hợp đồng còn lại trong thời gian quy định.

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu

1/ Xác định chủ đề sự kiện

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định được mục đích chính của buổi sự kiện từ đó liệt kê ra các yếu tố cần thiết có trong sự kiện để xác định khối lượng công việc phải hoàn thành. Ở bước xác định chủ đề sự kiện cần lưu ý để trả lời cho các câu hỏi sau:

  • Quy mô sự kiện
  • Chủ đề chính là gì?
  • Khách tham dự bao gồm những ai?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện
  • Thông điệp của sự kiện muốn truyền tải tới khách tham dự là gì?
  • Ngân sách cho toàn bộ sự kiện là bao nhiêu?

2/ Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Sau khi xác định được chủ đề của sự kiện

3/ Phân chia nhân sự trong từng khâu

Quy trình tổ chức ngay trong sự kiện

1/ Thực hiện kế hoạch

2/ Chuẩn bị và dàn dựng

3/ Tiến hành sự kiện

Quy trình sau sự kiện

1/ Kết thúc sự kiện

2/ Họp báo rút kinh nghiệm

Làm thế nào để có tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp?

1/ Tìm và xác định địa điểm tổ chức

2/ Gửi thư mời kèm theo thông điệp hấp dẫn

3/ Lên kế hoạch và luôn luôn thực hiện theo kế hoạch

4/ Luôn có kế hoạch dự phòng

5/ Theo sát khách mời

6/ Chi tiêu trong phạm vi ngân sách