Tổ chức sự kiện cuối năm: Gala dinner & tiệc tất niên

Tổ chức sự kiện cuối năm của các doanh nghiệp bao gồm: Tổ chức tất niên, gala dinner, tiệc ăn mừng nhằm mục đích tri ân những khách hàng sau một năm đã tin tưởng sử dụng những sản phẩm và dịch vụ của công ty. Ngoài ra, mục đích khác của buổi lễ chính là vinh danh, khen thưởng nhân viên, tổ chức trong công ty sau một năm làm việc và cống hiến cho cho công ty. Vậy có những lưu ý nào khi tổ chức sự kiện này? Cùng BizEvent tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Tổ chức sự kiện cuối năm là gì?

Tiệc cuối năm là một sự kiện quan trong đối với mỗi doanh nghiệp. Sự kiện này giúp các doanh nghiệp có thể tổng kết, nhìn lại một năm làm việc vừa qua và cũng là dịp để vinh danh hay khen thưởng các cá nhân, tập thể làm việc hiệu quả trong năm qua. Buổi tiệc cuối năm không chỉ là sự tri ân của lãnh đạo dành cho nhân viên mà còn giúp các nhân viên trong công ty được gặp gỡ và trao đổi để gắn kết hơn.

Ngoài ra, các sự kiện cuối năm còn giúp doanh nghiệp quảng bá được hình ảnh thương hiệu, tri ân khách hàng cũng như đối tác. Do đó, các doanh nghiệp cần phải chú ý gây ấn tượng tốt trong buổi lễ.

Ý nghĩa sự kiện cuối năm

Các sự kiện cuối năm như tiệc tất niên, gala dinner giúp xây dựng hình ảnh nội bộ công ty, gắn kết các thành viên lại với nhau. Ngoài ý nghĩa chính này thì sự kiện còn có tầm quan trọng nhờ 4 ý nghĩa sau đây:

1/ Tổng kết một năm đã qua

Sự kiện giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại các hoạt động đã diễn ra trong năm qua, nêu ra những thành tích đạt được cũng như những yếu kém cần được khắc phục cho năm sau.

2/ Lời cảm ơn đến thành viên công ty

Ngoài ra, tiệc còn là buổi tri ân, thay cho lời cảm ơn của ban lãnh đạo dành cho những nỗ lực không ngừng của các thành viên trong công ty. Các món quà thường được sử dụng như cúp, bằng khen sẽ tạo nên những động lực vô cùng lớn, giúp nhân viên thoải mái và có động lực làm việc.

3/ Tăng cường sức mạnh tập thể

Tiệc tất niên hay gala dinner giúp cho việc gắn kết giữa các thành viên trong công ty trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Buổi lễ còn là cơ hội để mọi người cùng nhau chia sẻ những câu chuyện ngoài lề, những câu chuyện phiếm, những sở thích cá nhân và các trải nghiệm tuyệt vời để mọi người hiểu nhau hơn.

4/ Tạo động lực hướng tới năm mới

Các sự kiện cuối năm không chỉ là dịp để doanh nghiệp tổng kiểm tra lại hoạt động trong một năm mà còn là lúc để cả doanh nghiệp đề ra mục tiêu mới, hướng đi mới. Các thành viên trong doanh nghiệp phải gắn kết thì doanh nghiệp mới ngày một lớn mạnh được.

Quy trình tổ chức các sự kiện cuối năm

Quy trình tổ chức giúp cho các sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ, có trình tự rõ ràng.

1/ Xác định lượng khách mời

Xác định càng chính xác lượng khách mời càng giúp hoạch định rõ ràng quy mô của buổi tiệc. Đối với các sự kiện cuối năm của công ty, chắc chắn phải có sự hiện diện của ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc thêm khách hàng hoặc các dối tác kinh doanh quan trọng.

2/ Thông điệp truyền tải

Thông điệp truyền tải ở đây nên được tạo ra dưới dạng concept theo chủ đề, giúp cho chương trình diễn ra và bám sát theo một thông điệp rõ ràng tới đội ngũ công nhân viên và công ty.

3/ Thời điểm diễn ra

Các sự kiện nên được diễn ra vào cuối năm trong không khí sắm sửa, háo hức đón chào một năm mới. Một buổi lễ tất niên sẽ giúp cho không khí thêm phần sôi động và háo hức hơn.

4/ Tổ chức các sự kiện cuối năm ở đâu?

Với quy mô lớn và cần một không gian thoải mái cho số lượng lớn khách tham dự, các sự kiện cuối năm nên được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, khu nghỉ dưỡng, resort, village và hàng loạt các địa điểm nổi tiếng để tổ chức.

5/ Các hoạt động trong buổi lễ cuối năm

Nhằm tăng tính gắn kết trong buổi lễ thì ngoài các hoạt động như ăn uống, tận hưởng thành quả đạt được thì các sự kiện nên chèn thêm vào đó là các tiết mục văn nghệ, trò chơi hoặc minigame có quà kỉ niệm.

6/ Cách thức tổ chức buổi lễ

Để có được buổi lễ tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo thì doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ chuyên tổ chức, có kinh nghiệm, tâm huyết và có thể xử lý mọi thứ trong nhiều tình huống khác nhau.

Các ý tưởng tổ chức sự kiện cuối năm

Để tạo một sự kiện cuối năm hoành tráng thì các ý tưởng đột phá là một điều cần thiết. Dưới đây là một vài ý tưởng chủ đề hấp dẫn được tổng hợp chi tiết:

1/ Tổ chức như một buổi lễ kỷ niệm

Với concept ý tưởng như một buổi lễ kỷ niệm, các sự kiện cuối năm sẽ diễn ra theo từng sự kiện và cột mốc quan trọng theo từng năm. Từ đó, gây được những ấn tượng mạnh mẽ về cảm xúc cho người tham dự.

2/ Tổ chức theo phong cách du lịch Team Building

Việc dành thời gian để tổ chức một số ngày du lịch theo kiểu TEAM BUILDING là điều cực kì hấp dẫn, không chỉ giúp mọi người xả stress mà buổi đi chơi còn tăng được khả năng làm việc nhóm, nâng cao tinh thần đồng đội và tình đoàn kết trong doanh nghiệp.

3/ Tổ chức và mang đậm Tết truyền thống

Tiệc tất niên được tổ chức theo phong cách Tết truyền thống sẽ xuất hiện các sản phẩm mang đậm dấu ấn của ngày tết như: bánh chưng, bánh giầy, hoa đào hoặc hoa mai.

4/ Dựa trên các bộ phim điện ảnh kinh điện

Những bài phát biểu nhàm chán có thể sẽ khiến nhân viên của bạn không ai muốn tham gia. Vậy thì tại sao bạn lại không đổi mới dựa trên cốt truyện của các bộ phim điện ảnh nổi tiếng. Đây chắc chắn sẽ là một ý tưởng táo bạo nhưng rất khó để các doanh nghiệp có thể bắt kịp được xu hướng này.

Các sự kiện cuối năm thường được tổ chức

Tổ chức sự kiện gala dinner

Muốn tổ chức bất kì một buổi sự kiện nào nói chung hay buổi lễ gala dinner tổng kết cuối năm nói riêng, ta cần phải xây dựng được một chương trình kịch bản thật rõ ràng và cụ thể nhất. Một kịch bản gala dinner thì sẽ bao gồm những nội dung sau.

1. Xác định mục đích tổ chức ra buổi sự kiện, chi phí

Tổ chức một buổi sự kiện gala dinner chắc chắn là phải dựa trên một mục đích, nhu cầu nào đó, từ những mục đích và nhu cầu ta xác định ra nội dung chương trình làm sao bám sát với những nhu cầu ban đầu nhất. Bên cạnh đó ta cần phải xác định mức chi phí cho buổi sự kiện để làm nội dung phù hợp với mức chi phí đưa ra.

2. Nơi tổ chức sự kiện

Trước tiên muốn chọn được địa điểm tổ chức hợp lý, ta cần xác định được rõ số lượng khách sẽ tham dự buổi hội nghị gala dinner. Địa điểm dùng để tổ chức sự kiện thông thường là tại các nhà hàng với hội trường lớn, các khuân viên rộng trong nhà hàng, tùy thuộc với số lượng khách sẽ tham dự.

Địa điểm diễn ra sự kiện cần phải rộng, tiện lợi setup những hạng mục trong sự kiện khác như âm thanh ánh sáng, backdrop chương trình.. Nếu quý khách hàng chưa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện. Quý khách hàng có thể liên hệ với Bizevent, Bizevent sẽ tư vấn và chọn địa điểm tổ chức sự kiện gala dinner phù hợp nhất cho quý khách hàng.

3. Sân khấu sự kiện và Backdrop sân khấu

Sân khấu là một trong những hạng mục quan trọng trong chương trình sự kiện. Sân khấu cần phải được trang trí cho phù hợp với chủ đề của chương trình sự kiện nói chung và buổi gala dinner nói riêng. Để có một sân khấu đẹp cần phải có backdrop sân khấu, backdrop sân khấu cần phải in nổi bật các thông tin như: tên đơn vị tổ chức sự kiện, tên của sự kiện.. Backdrop sân khấu có nhiều loại, để lựa chọn những loại backdrop sân khấu phù hợp với chương trình.

4. Âm thanh ánh sáng

Một trong những hạng mục quan trọng để làm nên thành công buổi sự kiện đó là âm thanh và ánh sáng. Với hạng mục âm thanh phải chọn ra những đoạn nhạc phù hợp với từng đoạn của chương trình, phân chia rõ các đoạn nhạc khi MC bắt đầu giới thiệu, đoạn nhạc khen thưởng… âm thanh phải rõ ràng, mic phải bắt tốt.

Ánh sáng tránh không để đèn chiếu vào mắt khách ngồi dưới hội trường. Âm thanh ánh sáng vô cùng quan trọng, nhiều sự kiện không thành công vì trong quá trình diễn ra sự kiện, âm thanh hoặc ánh sáng bị gặp những vấn đề phát sinh. Để lựa chọn công ty cho thuê âm thanh ánh sáng với chất lượng tốt nhất, nhân sự điều khiển âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp quý khách hàng có thể tham tại đây:cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp

5. Nhân sự trong buổi Gala dinner

Yếu tố con người là nền móng để làm nên thành công cho buổi sự kiện. Trong hạng mục nhân sự sự kiện, MC dẫn chương trình sự kiện là yếu tố nhân sự hàng đầu. Để cho MC dẫn dắt buổi sự kiện gala đi đến thành công nhất, ta cần phải chuẩn bị kịch bản MC gala dinner cho MC. Ban tổ chức cần thảo luận trước với MC dẫn chương trình sự kiện để trong quá trình tổ chức gala dinner diễn ra suôn sẻ nhất.

6. Nội dung chương trình

Nội dung gala dinner hay buổi sự kiện phải độc đáo và phong phú, các mốc thời gian diễn ra như thời gian đại biểu phát biểu, thời gian tổ chức game gala dinner, thời gian khen thưởng thành tích phải được chia rõ ràng thành từng giai đoạn trong chương trình gala dinner.

7. Kịch bản tổ chức tiệc tất niên (Demo)

18h00 – 18h30: Đón khách

Lễ tân đón khách mời và các thành viên, mời vào vị trí ngồi để ổn định.

Mở nền nhạc Sôi động

18h35 – 18h40: Tiết mục văn nghệ

Bắt đầu là tiết mục văn nghệ: Tùy vào chủ đề và nội dung của sự kiện mà có những bài hát, tiết mục múa khác nhau với nền nhạc biều diễn và hiệu ứng theo nhạc.

18h40 – 18h50: Khai mạc chương trình

MC khai mạc chương trình, nêu lý do sự kiện. Giới thiệu khách mời tham dự chương trình

Giới thiệu phần chia sẻ của Ban Lãnh đạo công ty.

Nhạc chào mừng

18h50 – 19h05: Vinh danh – Nhân viên xuất sắc trong năm

Ban lãnh đạo công bố tên cá nhân, tập thể đã dành nhiều sự tâm huyết và cố gắng cho sự phát triển của công ty.

Trao phần thưởng cho những cá nhân, tập thể xuất sắc

Chiếu video Clip

19h05 – 19h15: Khai tiệc

Mở Champange và nâng ly cùng tất cả các thành viên có mặt tại bữa tiệc cuối năm với nền nhạc sôi động.

19h15 – 20h00h: Dùng tiệc

Toàn thể nhân viên ngồi vào bàn tiệc với nền nhạc hòa tấu.

20h00 – 20h10: Chiếu Video Clip

Video sẽ là những khoảnh khắc hoạt động của nhân viên trong công ty. Biz Event sẽ cùng Doanh nghiệp để dàn dựng Clip này.

20h10 – 20h20: Trò chơi trên sân khấu

MC tổ chức 1 game sân khấu để thay đổi không khí.

Trò chơi và các tiết mục văn nghệ được sắp xếp xen kẽ để tăng sự hấp dẫn cho tiệc cuối năm.

21h25 – 21h35: Rút thăm trúng thưởng 

Trao các giải thưởng của công ty dành tặng toàn thể nhân viên cuối năm theo hình thức rút thăm với nền nhạc hồi hộp.

21h35 – 21h45: Thông điệp

BGĐ sẽ phát biểu hoặc chiếu video clip để nói lên thông điệp trong năm mới.

21h45 – 21h50: Kết thúc chương trình và chụp ảnh lưu niệm

Là khoảng thời gian để toàn thể cán bộ nhân viên chụp ảnh lưu giữ kỉ niệm.

Sau đó là Phát quà cảm ơn và tiễn khách.

Từ đó tăng cường sự gắn kết, rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo vào nhân viên, tạo nên một nguồn năng lượng mới hứa hẹn một năm làm việc mới hiệu quả.

1/ Giới thiệu về tiệc cuối năm tại công ty

Tổ chức một buổi tiệc cuối năm, tổ chức gala dinner thành công quý khách cần phải lựa chọn địa điểm phù hợp. Tại Hà Nội có hàng ngàn trung tâm sự kiện, nhà hàng khách sạn để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty. Nếu ngân sách từ 3-4 triệu/ bàn tiệc có thể lựa chọn những hệ thống Trống Đồng Palace, Vạn Hoa…, nếu ngân sách lớn hơn có thể chọn khách sạn Melia, Lotte, Marriott….Tùy theo ngân sách của mình mà lên kịch bản và lựa chọn nơi tổ chức sao cho hợp lý.

Sau khi xác định được địa điểm tổ chức chúng ta lựa chọn diễn viên, ca sĩ, nghệ sĩ, MC, lễ tân, thiết kế banner, backdrop sân khấu cũng như setup toàn bộ hệ thống âm thanh ánh sáng cho buổi tiệc cuối năm. Các tiết mục nghệ thuật và sân khấu nhất định phải thu hút được sự chú ý của những người tham gia, có như thế, buổi lễ tổng kết mới đạt được hiệu quả như mong đợi. Đây là việc rất khó đối với những đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm. Nhưng tất cả dường như trở nên đơn giản hơn nhiều khi Quý khách đồng hành cùng Tổ chức sự kiện BIZ EVENT.

Đem đến cho khách hàng những giải pháp thiết kế tối ưu nhất, phù hợp với điều kiện không gian với mức giá hợp lý nhất, sự kiện tiệc cuối năm cho công ty sẽ trở nên đặc biệt hơn cùng BIZ EVENT.

2/ Kịch bản tổ chức tiệc cuối năm

3/ Tổ chức tất niên cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện tất niên cuối năm là một nghi thức nhằm ghi nhận và đánh dấu kết thúc một năm, và chuẩn bị bước sang năm mới. “Tất” có nghĩa là hoàn tất, là hết. “Niên” nghĩa là năm. Tổ chức sự kiện tất niên vào ngày cuối cùng của năm, xem như là hoàn tất công việc của một năm, và sẵn sáng đón năm mới sang.

Từ xưa đến nay, sự kiện tất niên luôn mang một ý nghĩa tích cực trong đời sống của con người Việt Nam nên phần lớn các Công ty, Doanh nghiệp hay các đoàn thề thường tổ chức tiệc tất niên cuối năm để tổng kết lại những hoạt động của Công ty, Doanh nghiệp trong năm vừa qua, và đưa ra mục tiêu cho những năm tiếp theo, sau đó sẽ là ăn mừng công việc, những dự án thành công, sự phát triển, tăng trưởng của công ty trong năm cũ và chào đón năm mới đang đến gần.

Sự kiện tiệc tất niên cũng là một cách thay cho lời cảm ơn của chủ đầu tư hay của những người làm lãnh đạo công ty gửi tới sự cố gắng trong công việc của toàn thể nhân viên trong công ty. Chính vì thế, đối với dân kinh doanh hay công sở, tổ chức sự kiện tất niên cuối năm còn là cơ hội để bạn gặp gỡ, giao lưu với các đồng nghiệp, nhất là những đồng nghiệp ở các phòng ban khác nhau rất ít khi gặp mặt.

4/ Cách thức tổ chức sự kiện tất niên cuối năm hợp lý

Buổi tiệc tất niên tổng kết vào dịp cuối năm không bắt buộc cần phải diễn ra trong một hội trường rộng lớn mà đơn giản có thể là một buổi tiệc buffet, tiệc tất niên kết hợp team building, ca múa nhạc tổng hợp… Các trò chơi liên quan đến team building sẽ tăng sự gắn bó và hiểu nhau hơn giữa các nhân viên trong công ty, mang đến một buổi tiệc thoải mái và sự hứng khởi mặt tinh thần để chào đón một năm mới.

Vì vậy việc lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện tất niên là vô cùng quan trọng. Sau khi đã quyết định được loại hình tổ chức tiệc tất niên phù hợp, việc tiếp tục bạn cần làm là lên danh sách thực đơn, và nội dung chương trình sự kiện tất niên (chương trình văn nghệ, các số trò chơi, những món quà tặng đầu năm).

5/ Nội dung chương trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Nội dung cơ bản của một buổi tổ chức sự kiện tất niên bao gồm phần báo cáo tổng kết các thành tích đạt được, trao quà và tiền mặt khen thưởng các cá nhân đạt được những thành tích xuất sắc trong quá trình làm việc, chương trình văn nghệ, tổ chức các trò chơi và ăn uống. Tuy nhiên, để khống buổi tiệc luôn sôi động, cần phối hợp thực sự linh hoạt các hoạt động diễn ra để gây ấn tượng với các tiết mục đặc biệt thu hút người tham gia.

Bên cạnh đó, để chương trình tiệc tất niên thêm phong phú và đặc sắc, bạn nên khuyến khích các bộ phận của công ty tham gia những tiết mục văn nghệ để thể hiện hình ảnh của bộ phận mình. Ngoài ra, những trò chơi được tổ chức đơn giản nhằm hoạt náo cũng sẽ làm tăng thêm bầu không khí sôi nổi, hào hứng cho buổi tiệc.

Như vậy BizEvent đã chia sẻ với các bạn cách để tổ chức sự kiện cuối năm của doanh nghiệp. Nếu quý vị muốn có một buổi lễ tổng kết cuối năm được tổ chức một cách công phu, hoành tráng về hình thức phong phú và về cả nội dung cùng thì hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được những lời khuyên hữu ích nhất.

Bài viết cùng chủ đề

Tân Hoa hậu Doanh nhân người Việt Thế giới 2017 – Đàm Hương Thủy tổ chức đêm tiệc Thank Party

Tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm tại Thanh Trì uy tín

Tổ chức chương trình Trung Thu tại Bắc Ninh

TỔ CHỨC TẾT TRUNG THU – TẾT THIẾU NHI TẠI HẢI PHÒNG

Biz Event tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty tại Bắc Ninh

Cho thuê ca sĩ tại Hà Nội – Cho thuê ca sĩ biểu diễn sự kiện