Tổ chức sự kiện khai trương: Quy trình, kịch bản, lời giới thiệu

Trên thị trường hiện nay đã có quá nhiều đơn vị trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khai trương. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt và chi phí hợp lý. Hiểu được khó khăn của khách hàng trong việc lựa chọn, Biz Event ra đời và đem đến những giải pháp hoàn hảo dành cho bạn.

Sự kiện khai trương là gì?

Sự kiện khai trương, tên tiếng Anh là Grand Opening là một sự kiện vô cùng đặc biệt của mỗi doanh nghiệp. Sự kiện này đánh giá sự ra đời của cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu thương hiệu mới đến với mọi người. Khai trương là một từ Hán với từ “khai” ý nghĩa là mở đầu, “trương” là sự lớn mạnh, phát triển. Cụm từ khai trương chỉ những việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán và ngày càng phát đạt. 

Việc tổ chức sự kiện khai trương còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: quy mô, các hạng mục như đón khách, giới thiệu khách, tiệc ăn mừng, biểu diễn văn nghệ, ca hát,… Các yếu tố này cần được phân tích kĩ lưỡng trước khi tổ chức sự kiện để tránh xảy ra những sai sót trong sự kiện.

Sự kiện khai trương là gì?
Việc tổ chức sự kiện khai trương còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau

Các yếu tố cần chuẩn bị trước khi tiến hành lễ khai trương

1/ Mục đích tổ chức

Để có được một buổi lễ khai trương thành công và ý nghĩa, doanh nghiệp cần xác định được mục đích tổ chức của buổi lễ. Một buổi lễ khai trương chủ yếu mang tính quảng bá, mang lại những thông điệp tốt đẹp đến khách hàng về dịch vụ, sản phẩm cũng như hình ảnh của công ty. Với mỗi mục đích tổ chức khác nhau thì sự chuẩn bị sẽ khác nhau. Do đó, đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất.

2/ Thời gian tổ chức khai trương

Lễ khai trương là một ngày trọng đại theo lịch phương Đông, do đó ngày này lại càng quan trọng đối với những người kinh doanh. Việc khai trương thuận lợi sẽ tác động lớn đến việc kinh doanh sau này. Do đó, cần xác định thời gian tổ chức khai trương hợp lý và điều quan trọng là phải tổ chức vào thời điểm có nhiều khách hàng tiềm năng tham gia nhất, tránh tổ chức vào các khoảng thời gian như lễ, tết,…

3/ Địa điểm tổ chức khai trương

Sau khi lựa chọn thời gian thì việc chọn địa điểm là vô cùng quan trọng. Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, chất lượng của sự kiện ngày hôm đó. Để có được địa điểm khai trương phù hợp cần phải tiến hành khảo sát, đo đạc để có được thông tin chính xác. Từ đó mới lên phương án tổ chức tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình thực hiện.

4/ Khách mời mục tiêu

Khách mời mục tiêu ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp. Xác định khách hàng mục tiêu để bên tổ chức sự kiện có thể đón tiếp phù hợp trong chương trình. Một số vấn đề cần tìm hiểu bao gồm: khu vực khách VIP, bố trí ghế ngồi đại biểu, lời dẫn giới thiệu khách mời quan trọng,…

5/ Ý tưởng của buổi tổ chức khai trương

Để chuẩn bị cho một sự kiện khai trương thành công thì ý tưởng là điều không thể thiếu. Ý tưởng bao gồm: nội dung của buổi lễ, quy trình thực hiện và xác định cơ bản được các hạng mục trước khi tổ chức. Chủ đề của buổi lễ khai trương càng rõ ràng và độc đáo sẽ càng giúp được sự chú ý, ấn tượng đối với các khách hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp một cách dễ dàng và hiệu quả. Thông điệp được truyền đến khách hàng sẽ giúp cho các sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu của doanh nghiệp được quảng bá tốt.

6/ Dự trù kinh phí tổ chức

Dự trù kinh phí tổ chức giúp cho doanh nghiệp xác định được các hạng mục tổ chức. Việc tăng giảm chi phí phát sinh thêm sẽ gây ảnh hưởng ít nhiều đến sự thành công của buổi lễ. Ngoài ra, việc dự trù kinh phí sẽ giúp sự kiện trong tầm kiểm soát, tránh các rủi ro không đáng có.

7/ Quản lý rủi ro trong quá trình tổ chức

Dù sự kiện khai trương có lớn hay nhỏ thì đều có những rủi ro nhất định. Do đó, để có được phương án hiệu quả, tối ưu và ít rủi ro nhất thì kế hoạch tổ chức cần được thực hiện chi tiết, bài bản. Quá trình dự trù kinh phí cũng cần đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm.

Yếu tố cần chuẩn bị trước khi tiến hành lễ khai trương
Gồm 7 yếu tố cần chuẩn bị trước khi tiến hành lễ khai trương

Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Sau khi tiến hành các bước chuẩn bị cơ bản như: Thời gian tổ chức, quy mô, khách mời, dự trù kinh phí,.. thì cần phải chuẩn bị được thời gian chi tiết để setup sự kiện một cách tốt nhất. Lên check list các công việc cần làm theo thứ tự để tránh sự thiếu hụt khi sự kiện diễn ra. Khi có các rủi ro xảy ra thì việc khắc phục là cực kì khó khăn và không thể đáp ứng được ngay. Do đó chúng ta cần phải chuẩn bị cho sự kiện một cách hoàn hảo. Dưới đây là các kế hoạch chi tiết cần chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện khai trương.

1/ Chuẩn bị trước ngày diễn ra

Phần đầu tiên trong mỗi sự kiện chính là việc thiết lập tất cả các danh sách những hạng mục cần chuẩn bị trước thời gian diễn ra lễ khai trương. Các hạng mục đó bao gồm:

1. Trang trí lễ khai trương: Bao gồm trang trí bằng hoa tươi, hoa giấy, trang trí cổng chào, băng rôn, banner, bàn tiệc, sân khấu

2. Thiết bị khai trương: Sân khấu, thảm trải sàn sân khấu, khung treo backdrop, màn hình led dùng thay thế backdrop, các thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu,…

3. Chuẩn bị các khu vực xung quanh sân khấu: Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho VIP lên sân khấu phát biểu, khu vực xung quanh cần được bảo vệ,…

4. Khu vực dưới sân khấu: Bàn, ghế cho khách mời, đại biểu

5. Nơi đón tiếp khách mời: Bàn lễ tân, bàn tiệc tea-break,…

6. Các thiết bị tiện ích lưu động: Quạt công nghiệp có công suất lớn, các máy phát điện dự phòng tránh trường hợp mất điện tạm thời, thiết bị tránh mưa che mưa, tránh nắng cho khách

7. Một số thiết bị khác: pháo điện, pháo hoa giấy, đồ uống, tiệc tea-break, …

Chuẩn bị trước ngày diễn ra
Danh sách các thiết bị chuẩn bị trước lễ khai trương

2/ Dàn dựng, trang trí trong ngày diễn ra sự kiện khai trương

Trước khi diễn ra sự kiện khai trương, công việc chuẩn bị và kiểm tra các hạng mục cần được thực hiện kĩ càng để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Trong quá trình lên kịch bản, cần sắp xếp thời gian cho các khâu chuẩn bị để hợp lý và có thể kiểm tra lại các hạng mục 1 lần nữa trước khi tổ chức. 

2.1. Tại khu vực xung quanh khu vực diễn ra sự kiện cần dàn dựng, trang trí

  • Banner treo dọc vào lối đi nơi diễn ra sự kiện và xung quanh địa điểm diễn ra sự kiện
  • Băng rôn đón khách tại cổng chính ra vào, nơi mà sự kiện sẽ được tổ chức
  • Tạo đường đi cho khách tham dự đến nơi diễn ra sự kiện bằng các cột inox xích
  • Tạo cổng chào, ngoài ra có thể lắp nhà bạc để tạo thành khu đón khác

2.2. Tai khu vực đang diễn ra sự kiện

Tại khu vực diễn ra sự kiện lễ khai trương cần setup các hạng mục như: Âm thanh ánh sáng sân khấu, trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, backdrop, các loại pháo, hoa tươi, hệ thống âm thanh, loa đài, màn hình LED, máy chiếu. Trong đó, chia thành 2 khu vực:

Khu vực khách mời tham dự: Đặt các biển tên đại biểu tham dự, hoa tươi trang trí tại bàn, đồ uống cho khách mời, sắp xếp bàng ghế thẳng hàng, ngay ngắn

Khu vực đón khách, tổ chức tiệc: Xếp bàn ghế, đồ uống như cafe, nước suối, trà, rượu  vàng,…Những nước uống trên thể hiện sự quan tâm đến khách mời trong thời gian đợi tổ chức sự kiện khai trương.

Dàn dựng, trang trí trong ngày diễn ra sự kiện khai trương
Trước khi diễn ra sự kiện khai trương, công việc chuẩn bị và kiểm tra các hạng mục cần được thực hiện kĩ càng

Khó khăn của khách hàng trong ngày lễ khai trương

Từ trước tới nay, tổ chức lễ khai trương được xem là một sự kiện trong đại, một sự kiện lớn đối với mọi doanh nghiệp, công ty cửa hàng. Tổ chức lễ khai trương chính là hoạt động chúc mừng cho sự khởi đầu cho một công việc kinh doanh với hy vọng sẽ gặp nhiều may mắn, làm ăn phát tài phát lộc, suôn sẻ và thành công. Hằng năm với sự xuất hiện của rất nhiều đơn vị doanh nghiệp được mở ra, đồng nghĩa với việc có rất nhiều các đơn vị sự kiện ra đời để đáp ứng được nhu cầu ngày càng nhiều hiện nay.

Hằng năm, với nhiều đơn vị doanh nghiệp mở ra đồng nghĩa với hàng trăm các đơn vị sự kiện đang đón chờ sự hợp tác của bạn. Với một doanh nghiệp, một công ty, thậm chí là một cửa hàng nhỏ, ngày khai trương có ý nghĩa vô cùng quan trọng để đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp của công việc kinh doanh. Trong ngày khai trương, các vị khách mời thường là bạn bè người thân, đối tác của chủ cửa hàng, giám đốc, doanh nghiệp đến dự.

Khó khăn đặt ra là khi phải tiếp đón cùng một lúc rất nhiều khách hàng như vậy, làm sao để tất cả khách mời đều cảm nhận được sự chuyên nghiệp của buổi lễ và thể hiện được sự hiếu khách của chủ nhà. Mọi sai sót dù là nhỏ nhất cũng có thể làm mất điểm trong buổi lễ và thậm chí làm ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa các doanh nghiệp và đối tác.

  • Chủ doanh nghiệp đau đầu và bận rộn trong công tác chuẩn bị lo toan cho ngày khai trương thì làm sao có thời gian để chuẩn bị thật tốt cho các khâu hậu cần đón tiếp chu đáo và đầy đủ?
  • Những nhân viên chưa từng tổ chức lễ khai trường không có kinh nghiệm trong việc tổ chức, sắp xếp các hạng mục công việc thì sẽ rất lúng túng trong buổi lễ.
  • Không có các nhà cung cấp uy tín cho tất cả các hạng mục cần cho mộtlễ khai trương, khánh thành?

Những yếu tố trên, chắc chắn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của của buổi tổ chức lễ khai trương. Do đó, việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ là giải pháp cho buổi lễ khai trương, khánh thành hoàn hảo dành cho quý doanh nghiệp

Việc lựa chọn đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ, mọi khách mời đều cảm thấy hài lòng, ấn tượng với khâu tổ chức chuyên nghiệp nhờ vậy mà còn củng cố niềm tin vào năng lực cũng như triển vọng của doanh nghiệp.  Lợi ích mà doanh nghiệp thu được khi thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ lớn hơn chi phí phải bỏ ra rất nhiều lần.

Khó khăn của khách hàng trong ngày lễ khai trương
Khó khăn của khách hàng trong ngày lễ khai trương

Các mẫu lời giới thiệu, lời dẫn chương trình khai trương

1/ Lời dẫn chương trình khai trương văn phòng mới

Thời gianTiết mụcDiễn giải
8h30Đón khách Đại diện Ban lãnh đạo ………….. cùng 02 lễ tân sẽ đứng ngay cửa chào đón khách mời.

02 lễ tân còn lại sẽ lấy nước suối mời khách mời

(Nước suối chuẩn bị sẵn để phục vụ khách mời.)

Nhạc sôi nổi và trống đánh xen kẽ nhau tạo không khí tưng bừng.

4 trống sẽ dàn 2 bên đánh trống liên tục chào đón khách tới.

8h55Ổn định khách mời Kính thưa Quý vị còn ít phút nữa là lễ khai trương sẽ được tiến hành, kính mời Quý vị ổn định chỗ ngồi để chương trình được phép bắt đầu.

(Dàn trống sẽ đánh 3 hồi trống để dẫn nhập chương trình)

9h00Bắt đầu lễ khai trương – Giới thiệu lý do và khách mời trong chương trình. Xin nhiệt liệt chào mừng toàn thể Quý vị quan khách đã đến tham dự buổi lễ khai trương Phòng giao dịch ……….. trong ngày hôm nay!

Thay mặt cho Ban lãnh đạo …………. xin gửi tới Quý vị đại biểu cùng các khách hàng thân thiết của ………. lời chào trân trọng và lời chúc sức khỏe.                     

Trước khi bắt đầu buổi lễ chính ngày hôm nay, Chúng tôi xin nhiệt liệt chào đón các sự hiện diện của các quan khách, đại biểu trong ngày hôm nay:

Chúng tôi trân trọng giới thiệu:

Đại diện Chính quyền địa phương:

  1. Ông/Bà : ………………………………………………

Ông/Bà : ……………………………………………….

Đại diện khách mời/đại biểu:

  1. Ông/Bà : ………………………………………………
  2. Ông/Bà : ……………………………………………….

Cùng đông đảo khách hàng là các Doanh nghiệp và Cá nhân đến chung vui với Phòng giao dịch ……….. ngày hôm nay.

Về phía …………, chúng tôi trân trọng giới thiệu :

  1. Ông/Bà : ………………………………………………..
  2. Ông Bà : ……………………………………………….

Cùng lãnh đạo các phòng ban chức năng, các Phòng giao dịch/ phòng giao dịch trong hệ thống ……………….

Kính thưa Quý vị, trong lịch sử ……….. năm hình thành và phát triển, ………….. luôn không ngừng vươn lên những tầm cao mới để xứng đáng với niềm tin và sự kỳ vọng của khách hàng. Bên cạnh việc không ngừng nâng cao chất lượng và đa dạng hóa sản phẩm-dịch vụ, ……………. luôn chú trọng việc mở rộng và phát triển mạng lưới nhằm đem những tiện ích ngân hàng tốt nhất đến tận tay người dân cũng như để phù hợp với quy mô phát triển lớn mạnh không ngừng của …………… Đến nay, Hệ thống …………. đã có Trụ sở chính đặt tại Hà Nội, ……….. văn phòng đại diện miền nam đặt tại TP.HCM, ……………văn phòng đại diện miền trung đặt tại Đà Nẵng cùng hơn …………… điểm giao dịch trải rộng trên khắp các tỉnh, thành phố lớn

Và hôm nay, ngày ……………, được sự cho phép của Ban lãnh đạo ……………., chúng tôi rất vui mừng được chào đón thêm một thành viên mới trong hệ thống Chi nhánh/ Phòng giao dịch của …………… đưa vào hoạt động phục vụ Quý khách hàng: Đó là Phòng giao dịch …………… – trực thuộc Chi nhánh ……………

Với thế mạnh về nguồn vốn, công nghệ hiện đại và đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, đầy nhiệt huyết, với phương châm phục vụ khách hàng: nhanh chóng, nhiệt tình, an toàn và hiệu quả, …………….. nói chung và Phòng giao dịch …………… nói riêng cam kết sẽ đem đến cho Quý khách hàng các sản phẩm dịch vụ tài chính ngân hàng hiện đại với chất lượng vượt trội và nhiều tiện ích nhất.

9h00BLĐ Techcombank phát biểu Kính thưa quý vị, để mở đầu buổi lễ trong ngày hôm nay, chúng tôi xin trân trọng kính mời Ông/Bà………………………………… Đại diện BLĐ ………………. có đôi lời phát biểu cùng chúng ta.

Chúng tôi trân trọng kính mời Ông/Bà…………………

(bài phát biểu) Trân trọng cám ơn Ông/Bà…………………….

9h20Lãnh đạo PGD phát biểu Xin cảm ơn Ông/Bà………………………………………….và chúng tôi xin mời Ông/Bà ……………………………………….Giám đốc Phòng giao dịch ……………… ở lại sân khấu có đôi lời phát biểu và chia sẻ cùng chúng ta.

(Bài phát biểu ………….. )

Kính thưa Quý vị, với sự quyết tâm và đoàn kết của tập thể cán bộ Phòng giao dịch ………………., tôi tin rằng …………………. sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và gặt hái được nhiều thành công.

Một lần nữa, xin dành những lời chúc tốt đẹp nhất cho …………………

9h50Nghi thức cắt băng khai trương và khui champagne Kính thưa quý vị và sau đây là phần quan trọng nhất của buổi lễ hôm nay, chúng tôi xin mời quý vị di chuyển ra phía ngoài cửa chính để chứng kiến nghi lễ cắt băng khai trương

Khách mời ổn định

Chúng tôi trân trọng kính mời:

  1. Ông/Bà : ………………………………………………(Khách mời).
  2. Ông/Bà : ……………………………………………….( Khách mời)

Chúng tôi trân trọng kính mời : (Ban lãnh đạo Techcombank)

  1. Ông/Bà : ………………………………………………………..
  2. Ông Bà : ………………………………………………. ….
  3. Ông/bà : …………………………………………………….

Lên cắt băng khai trương Phòng giao dịch ……………….. (Đội lân sẽ di chuyển về 2 bên trong tư thế nằm xuống  để tạo background chụp hình).1,2,3 xin mời……

Tiếng pháo bong nổi lên chúc mừng (30s)

Bài múa Lân – Rồng (2 Phút.): “Lân tề phúc lộc – Long thăng lộc tài”

Xin mời quý vị hãy dừng bước để chúng ta tiếp tục nghi thức khui champage để niềm vui trong ngày hôm nay được nhân đôi cùng ………………………

1……2……….3………..

 (pháo bông bắn lên, tiếng trống và nhạc nổi lên chúc mừng)

Xin chúc mừng ……………. Chúng tôi xin công bố Phòng giao dịch ………….. chính thức đi vào hoạt động phục vụ Quý khách hàng kể từ ngày hôm nay.

Trong thời gian sắp tới, Chúng tôi hy vọng rằng sẽ luôn nhận được sự tin tưởng và tín nhiệm của Quý khách hàng.

10h00Tiệc ngọt tại PGD Nghi thức buổi lễ khai trương đến đây là kết thúc. Xin mời Quý vị di chuyển vào trong để cùng chúng tôi dùng buổi tiệc ngọt mà chúng tôi đã chuẩn bị.

(Khách mời giao lưu tự do )

Tiễn kháchLễ tân và đại diện ngân hàng TCB sẽ đứng trước cổng tiễn khách ra về

2/ Lời dẫn chương trình khai trương showroom, cửa hàng

1. Mở đầu chương trình

Xin nhiệt liệt chào mừng tất cả các quý vị đã đến tham dự buổi lễ khai trương show…………, cửa hàng………… ngày hôm nay. Lời đầu tiên, cho phép MC ……………. Gửi đến các quý vị lời chào, lời chúc sức khỏe trân trọng nhất.

Kính thưa các quý vị, để mở màn cho buổi lễ khai trương …………. Là tiết mục múa lân sư rồng đầy sôi động.

Múa lân sư là biểu tượng cho sự may mắn, thành công, phát tài phát lộc và đó cũng là lời chúc mà chúng tôi muốn gửi tới tất cả các quý vị đang có mặt tại đây.

Kính thưa các quý vị, đến tham dự với chúng ta ngày hôm nay,………….. xin trân trọng giới thiệu có:

– Giám đốc……………

– Giám đốc……………

Đặc biệt, một phần tạo nên sự thành công cho buổi lễ khai trương chính là sự hiện diện của toàn thể quý khách mời cùng toàn thể nhân viên cửa hàng/showroom……..

2. Nêu lý do ra đời của showroom, cửa hàng

3. Phát biểu của giám đốc, chủ cửa hàng

Kính thưa các quý vị, tiếp theo xin trân trọng kính mời ông/ bà…………..- giám đốc …………… lên có đôi lời phát biểu, khai trương cửa hàng ngày hôm nay. Xin trân trọng kính mời ông/ bà.

4. Nghi thức cắt băng khai trương

5. Chương trình ca nhạc

6. Bốc thăm trúng thưởng

Kính thưa quý vị, để chào mừng sự khởi đầu mới thật thành công của ……………., chúng tôi cũng có những phần quà nho nhỏ dành tặng các khách mời, các quý vị đã đến tham dự chương trình với chúng tôi. Bên cạnh …………… chính là hòm phiếu bốc thăm trúng thưởng, là số thứ tự và tên của các quý vị dưới đây đã đăng ký từ đầu chương trình. Sẽ có 6 phiếu may mắn mà chúng tôi sẽ bốc thăm ngẫu nhiên ở đây. Hãy cùng chờ xem ai sẽ là vị khách may mắn nhất ngày hôm nay.

7. Kết thúc chương trình

Kính thưa quý vị, để quý vị cùng các khách mời có thể hiểu rõ hơn về …………. Thì hãy nhanh chóng di chuyển vào phía trong cửa hàng, showroom để tìm hiểu thêm về các sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi. Rất nhiều chương trình ưu đãi cũng như giảm giá hấp dẫn đang chờ đón tất cả các quý khách hàng.

Và cho ………….xin phép khép lại buổi lễ khai trương …………….ngày hôm nay tại đây. Một lần nữa xin chúc quý vị thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công!

Mẫu lời giới thiệu, lời dẫn chương trình khai trương
Mẫu lời giới thiệu, lời dẫn chương trình khai trương

Kịch bản tổ chức khai trương

Kịch bản tổ chức khai trương phụ thuộc quy mô tổ chức. Trong thực tế, có khá nhiều loại kịch bản dành cho các sự kiện khai trương. Dưới đây là các kịch bản chi tiết cho từng loại.

1/ Kịch bản đường dây

Kịch bản đường dây là loại kịch bản cơ bản nhất giúp bao quát toàn bộ chương trình. Với loại kịch bản này, người giám sát sẽ nắm được toàn bộ chương trình từ đó giám sát được thời gian và các hạng mục khi sự kiện diễn ra. Kịch bản đường dây bao gồm 2 thành phần chính như sau:

  • Thời lượng diễn ra chương trình
  • Số lượng các tiết mục diễn ra chương trình và trình tự các tiết mục

2/ Kịch bản chuyên nghiệp

Kịch bản chuyên nghiệp giúp mọi người tham gia vào quá trình tổ chức khai trương đều có thể nắm bắt từng chi tiết của cả buổi lễ. Đến với một kịch bản chuyên nghiệp, chúng ta sẽ chuẩn bị ít nhất là bước sau để có thể giúp sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, thành công nhất. Các số liệu về thời gian, tiết mục văn nghệ ở phần đây chỉ là trên lý thuyết, trong thực tế thì có sự thay đổi theo quy mô, chi phí của sự kiện.

2.1. Đón khách

  • Thời gian: 15 phút
  • Nội dung: Thông báo nội dung chương trình, check in khách tham gia
  • Yêu cầu: Cần có bảng biểu hướng dẫn, đội PG hoạt động nhiệt tình giúp khách tham gia không gặp bất cứ khó khăn gì.

2.2. Ổn định vị trí và chỗ ngồi

  • Thời gian: Từ 15 phút đến 30 phút
  • Chi tiết nội dung: Nhắc nhở khách tham gia ổn định chỗ ngồi

2.3. MC giới thiệu các tiết mục văn nghệ

  • Thời gian: Khoảng 5 phút đến 10 phút
  • Nội dung: MC giới thiệu về các tiết mục giải trí, nghệ thuật trong buổi lễ
  • Yêu cầu: Các tiết mục diễn ra thu hút sự chú ý và tạo nên một bầu không khí náo nhiệt cho buổi lễ, cho sự khởi đầu của buổi lễ.

2.4. Giới thiệu về doanh nghiệp 

Trong phần này, có thể MC sẽ giới thiệu về doanh nghiệp trong 5 phút. Tuy nhiên để làm nổi bật thương hiệu cũng như các dịch vụ sản phẩm, BizEvent thường sử dụng các video tổng hợp và design đẹp mắt với các chủ đề: Tổng quan về doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm, lợi ích, ưu đãi,…

2.5. Khai mạc buổi lễ khai trương

  • Thời gian khai mạc: Tối đa trong 15 phút phải hoàn thành
  • Nội dung khai mạc: Giới thiệu đại biểu tham gia, các vị khách mời
  • Yêu cầu: Khai mạc của một buổi lễ là một bước quan trọng và bắt buộc, tuy nhiên cần triển khai ngắn gọn, súc tích tránh gây cảm giác nhàm chán.

2.6. Cắt băng khai trương

  • Thời gian diễn ra: từ 5 phút đến 10 phút
  • Nội dung: Cắt băng khai trương, có thể thêm dịch vụ múa lân

2.7. Các tiết mục tiếp theo

  • Thời gian: Từ 5 phút đến 10 phút có thể là văn nghệ, mini game, bốc thăm trúng thưởng.
  • Nội dung chi tiết của tiết mục: Diễn ra nhiều tiết mục biểu diễn khác nhau
  • Yêu cầu: Lựa chọn các tiết mục sôi động, để lại ấn tượng cho khách mời và các đại biểu.

2.8. Kết thúc buổi lễ khai trương

  • Thời gian triển khai: Khoảng 5 phút
  • Nội dung: Bế mạc chương trình và mời khách tham quan
Kịch bản tổ chức khai trương chuyên nghiệp
Kịch bản tổ chức khai trương chi tiết, đầy đủ và chuyên nghiệp

3/ Kịch bản kỹ thuật

Ngoài các kiểu kịch bản cơ bản và chi tiết như được trình bày thì để một sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ nhất thì kịch bản kỹ thuật không thể thiếu. Kịch bản này dành cho bộ phận kỹ thuật của chương trình, được tạo bởi sự phối hợp của nhân sự quản trị âm thanh, ánh sáng. Một kịch bản kỹ thuật chi tiết cần đảm bảo được các vấn đề dưới đây là kết hợp với các kịch bản khác để tạo nên một buổi lễ liền mạch, không bị ngắt quảng.

  • Thời gian cho từng tiết mục
  • Âm thanh cho từng giai đoạn
  • Ánh sáng cho từng tiết mục
  • Màn hình trình chiếu những gì
  • Các đạo cụ cần chuẩn bị
  • Tên người phụ trách từng tiết mục
Kịch bản kỹ thuật
Kịch bản kỹ thuật dành cho bộ phận kỹ thuật của chương trình

Lưu ý khi tổ chức khai trương

Để tiết kiệm chi phí thì các doanh nghiệp thường tự tổ chức lễ khai trương. Có nhiều ý kiến cho rằng, đây là một buổi lễ đơn giản, do đó chỉ cần thực hiện đầy đủ các quy trình, các hạng mục sau đó thuê các dịch vụ nhỏ lẻ như múa lân, PG là có thể thành thông. Tuy nhiên, trong thực tế thì không phải vậy. Để chứng minh cho quan điểm kia là không đúng chúng ta cùng tìm hiểu sơ qua các vấn đề cần lưu ý trong một buổi lễ khai trường ngoài thực tế. 

1/ Lưu ý về vấn đề trang trí

Không gian của buổi lễ cần được trang trí dựa vào một ý tưởng và các các bố trí như màu sắc, chủ đề, thông điệp được truyền tải phải xoay quanh ý tưởng này. Từ đó các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ tạo được điểm nhấn sau buổi lễ. 

Tông màu sử dụng cho một buổi lễ khai trương thường là tông màu vàng. Với tông màu này sẽ thể hiện được sự phát tài phát lộc. Còn nếu sử dụng tông màu đỏ sẽ thể hiện được sự may mắn; tông màu xanh dương thể hiện niềm tin, hy vọng về một khởi đầu tốt đẹp, tông màu trắng: thể hiện sự tinh tế, nhẹ nhàng giúp tạo được lòng tin từ khách hàng. 

Ngoài ra, khi lựa chọn màu sắc để trang trí cần tham khảo và tránh các màu kị với chủ của doanh nghiệp. Bởi lẽ theo quan điểm dân gian, khi chọn màu khắc, xung với chủ doanh nghiệp sẽ khiến cho việc kinh doanh sau này gặp nhiều vấn đề, rủi ro. Chẳng hạn người mệnh thủy tuyệt đối không sử dụng màu đỏ, còn mệnh hỏa thì phải tránh màu xanh. Đây chỉ là một phần nhỏ trong lưu ý về vấn đề trang trí. Đội ngũ BizEvent sẽ tư vấn giúp bạn chi tiết về vấn đề này.

Lưu ý về vấn đề trang trí
Lưu ý về vấn đề trang trí trong tiệc khai trương

2/ Lưu ý về truyền thông trước sự kiện

Một buổi khai trương dù có thành công đến mấy nhưng chưa có truyền thông tốt thì thông tin quảng bá cũng sẽ không tiếp cận được nhiều người. Một số phương tiện truyền thông mà công ty có thể sử dụng:

  • Tạo Event trên fanpage facebook của công ty
  • PR trên các trang báo điện tử (Đối với các sự kiện có tầm cỡ lớn)
  • Xây dựng hình ảnh tổ chức khai trương với những kịch bản hấp dẫn, những hình ảnh đẹp giúp làm tư liệu cho truyền thông
  • Mời người nổi tiếng làm đại diện thương hiệu, đến tham gia buổi khai trương hoặc ở vị trí khách mời.
Lưu ý về truyền thông trước sự kiện
Có thể quảng bá trên fanpage của công ty trước khi diễn ra sự kiện

3/ Lưu ý về hình ảnh thương hiệu

Buổi lễ khai trương doanh nghiệp hay dịch vụ, sản phẩm thì mục đích chính đều là quảng bá lần đầu. Do đó, hãy tạo ấn tượng cho khách hàng tham dự thông qua không gian trang trí đẹp mắt, nội dung chương trình hấp dẫn, các khâu tổ chức chuyên nghiệp. Ngoài ra hãy cho khách tham dự trải nghiệm những sản phẩm, dịch vụ tuyệt vời đến từ phía công ty bạn. Làm được các vấn đề trên, doanh nghiệp sẽ để lại một ấn tượng vô cùng lớn đối với những khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng lần đầu được biết đến. Tạo tiền đề cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp. 

Lưu ý về hình ảnh thương hiệu khai trương
Lưu ý về hình ảnh thương hiệu khai trương

Quy trình nhận tổ chức sự kiện khai trương

Một sự kiện khai trương muốn thành công cần phải trải qua một quy trình cụ thể từng bước. Mỗi bước đề cần được thực hiện theo tuần tự, check list đầy đủ các hạng mục.

1/ Tiếp nhận thông tin khách hàng

Để buổi lễ khai trương được diễn ra theo đúng mục đích, nhu cầu từ phía doanh nghiệp. Trong quá trình tiếp nhận thông tin khách hàng cần phải có được những thông tin cơ bản như sau:

  • Mục đích của buổi lễ
  • Lý do tổ chức
  • Thời gian diễn ra
  • Đối tượng và số lượng người tham dự
  • Các yêu cầu đặc biệt 

2/ Phân tích thông tin và tư vấn dịch vụ

Sau khi tiếp nhận các thông tin cơ bản của khách hàng như phần 1, sau đó công ty tổ chức sự kiện khai trương sẽ phân tích và đưa ra ý tưởng để tổ chức sự kiện khai trương. Chủ đề của buổi lễ khai trương được phân tích theo các nội dung như sau:

  • Văn hóa của doanh nghiệp (giúp công ty tổ chức dễ dàng xác định được ý tưởng và tổ chức một cách hợp lí)
  • Địa điểm tổ chức
  • Các thức phục vụ
  • Thiết kế và trang trí sự kiện
  • Thiết bị công nghệ đưa vào sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hiệu ứng, kỹ xảo hình ảnh, quay phim,..

3/ Lên chương trình và gửi báo giá cho khách hàng

Dựa vào các ý tưởng bên trên, công ty tổ chức sự kiện sẽ lên chương trình chi tiết gồm các hạng mục, kịch bản và dự trù chi phí. Sau đó gửi bảng báo giá cơ bản cho khách hàng. Kịch bản là yếu tố hàng đầu tạo nên sự khác biệt cho chương trình, do đó bước này sẽ được tiến hành rất kỹ lưỡng để đi đến thống nhất của cả 2 bên. 

4/ Tiến hành ký kết hợp đồng

Hợp đồng được ký kết sau khi cả 2 bên thống nhất những thay đổi về kịch bản, nội dung chương trình cũng như về mặt chi phí. 

5/ Chuẩn bị tổ chức

Trong phần chuẩn bi tổ chức này, công ty tổ chức sự kiện cần thực hiện các hoạt động như sau:

  • Khảo sát địa điểm tổ chức khai trương
  • Lập danh sách số lượng khách tham gia
  • Thiết kế tổng thể khu vực và một số hạng mục trang trí dành cho sự kiện
  • In ấn và phát giấy mời
  • Tiến hành xin giấy phép treo banner quảng cáo

6/ Tiến hành tổ chức

Việc tiến hành tổ chức sự kiện được thực hiện chi tiết theo kế hoạch đã đề ra. Sử dụng kịch bản đã cam kết với trang thiết bị đã chuẩn bị sẳn. Nội dung tiến hành tổ chức đã được nêu ở phần trên rất chi tiết. 

Quy trình tổ chức khai trương
Quy trình tổ chức khai trương theo 8 bước cơ bản

Tổ chức sự kiện khai trương tại BizEvent

1/ Tại sao lại chọn BizEvent cho các sự kiện khai trương

Biz Event  là công ty chuyên tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm đã tạo dựng được uy tín và thương hiệu trên thị trường. Chúng tôi cam kết 100% sẽ đem lại cho quý khách hàng một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp, ấn tượng với mức chi phí hợp nhất. Hãy để Biz Event là người đồng hành tuyệt vời trên từng bước phát triển cùng bạn!

Các dịch vụ mà Biz Event cung cấp cho các doanh nghiệp, công ty, cửa hàng như:

– Lập kế hoạch, lên ý tưởng và kịch bản cho chương trình.

– Cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bao gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, thiết kế sân khấu,…

– Cung cấp nhân sự sự kiện chuyên nghiệp, năng động như PG, PB, MC, Ca Sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa, lễ tân…

Liên hệ với với Biz Event để được tư vấn miễn phí và báo giá lễ động thổ, khai trương chuyên nghiệp.  

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong nghề tổ chức sự kiện, đặc biệt là tổ chức lễ khai trương, khánh thành, Biz Event xin chia sẻ đến các khách hàng kịch bản lời dẫn chương trình khai trương cửa hàng, văn phòng, showroom mới hấp dẫn và ngắn gọn nhất. Quý khách có thể tham khảo ngay trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu về Biz Event
Cần tổ chức sự kiện khai trương? Hãy chọn BizEvent

2/ Quy trình tổ chức tại Biz Event

2.1. Nhận thông tin từ khách hàng

Khách hàng cần cung cấp đầy đủ những thông tin sau:

  • Tổ chức sự kiện gì ? Địa điểm tổ chức khai trương ở đâu?
  • Số lượng khách dự kiện tham gia khoảng bao nhiêu người ?
  • Ngân sách dự kiện khoảng bao nhiêu?
  • Qúy khách muốn thuê tổ chức sự kiện trọn gói hay thuê hạng mục cụ thể nào?
  • Chương trình diễn ra vào ngày nào?,…

2.2. Phân tích và tư vấn cho khách hàng

Trong khi nhận thông tin từ phía khách hàng, Biz Event sẽ tư vấn trực tiếp luôn các hạng mục cần thiết cho quý khách. Đồng thời tư vấn cho quý khách từ kịch bản, thiết kế sân khấu đến thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện sao cho phù hợp nhất.

2.3. Gửi báo giá chi tiết các hạng mục cần thiết

Sau khi chốt phương án cũng như các hạng mục cần thiết cho sự kiện, Biz Event sẽ lên danh số báo giá cho quý khách chi tiết, bám sát ngân sách dự trù của khách hàng. Đảm bảo không có hạng mục phát sinh gì thêm.

2.4. Thiết kế sự kiện

Thiết kế sự kiện bao gồm: thiết kế sân khấu, trang trí khu vực tổ chức sự kiện, cách set up âm thanh, ánh sáng, màn hình led hay backdrop, bàn ghế,… Tất cả sẽ được Biz Event phác thảo ra bản vẽ 3D để khách hàng có thể hình dung ra sự kiện sẽ được set up hoàn thiện như thế nào.

2.5. Ký kết hợp đồng

Nếu khách hàng đã duyệt bảng báo giá, thì bắt đầu ký hợp đồng và đặt cọc trước khi set up sự kiện. Bên cạnh đó, kỹ thuật viên của Biz Event cũng sẽ đến địa điểm tổ chức sự kiện để khảo sát mặt bằng, chốt phương án set up và trang trí sân khấu, đảm bảo tính thẩm mỹ và khoa học nhất.

2.6. Thi công và lắp đặt

Đội kỹ thuật của Biz Event sẽ đến và set up thiết bị và các hạng mục cần thiết trước 1 ngày diễn ra chương trình để khách hàng có thể diễn tập cũng như duyệt chương trình trước khi sự kiện chính thức tổ chức. Đội ngũ nhân sự sự kiện như MC, ca sĩ, nhóm múa, nhóm nhảy,… sẽ đến trước khoảng 1h để chuẩn bị trang phục và nội dung diễn của mình.

2.7. Kỹ thuật trực và điều khiển thiết bị

Với mỗi sự kiện, Biz Event đều có kỹ thuật trực đi cùng để điều khiển thiết bị trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Đặc biệt, khi có sự cố phát sinh trong chương trình cũng sẽ kịp thời xử lý.

2.8. Kết thúc sự kiện, thu dọn thiết bị và thanh toán

Kết thúc chương trình, Biz Event sẽ thu dọn đồ đạc, các thiết bị lắp đặt. Khách hàng thanh toán khoản tiền hợp đồng còn lại trong thời gian quy định.

H13

3/ Chương trình tổ chức khai trương tại BizEvent

3.1. Khai trương cửa hàng

Khai trương cửa hàng là hình thức tổ chức sự kiện được khá nhiều các chủ cửa hàng lựa chọn bởi quy mô hoạt động không lớn, nguồn kinh phí marketing có hạn. Các cửa hàng có quy mô nhỏ chúng ta không thể áp dụng khai trương như siêu thị, showroom lớn được. Để làm khai trương siêu thị lớn cần các  yếu tố: Phân tích, đo đạc sức mua của người dân, chuẩn bị tốt từ khâu marketing, truyền thông, hàng hoá, nguồn nhân lực… đều phải có sự đồng bộ.

Khai trương cửa hàng
Tổ chức khai trương cửa hàng

3.2. Khai trương Spa

Tổ chức khai trương Spa cũng như các sự kiện khai trương khác như khai trương công ty, khai trương siêu thị hay showroom. Đây là sự kiện thông báo sự khởi đầu tốt đẹp cho công việc kinh doanh mới. Thấu hiểu được nhu cầu của khách hàng, Biz Event ra đời là đơn vị chuyên tổ chức khai trương spa chuyên nghiệp, mong muốn mang lại cho khách hàng sự kiện ấn tượng, đạt được hiệu quả kinh doanh tốt.

Khai trương Spa
Tổ chức khai trương Spa

3.3. Khai trương nhà hàng

Khai trương nhà hàng luôn có ý nghĩa to lớn đối với đơn vị tổ chức. Với mong muốn nhà hàng luôn đông khách, làm ăn phát đạt và gặp nhiều may mắn trong tương lai, nhà hàng cần có một buổi lễ khai trương thật hoàn hảo và thành công.

Khai trương nhà hàng
Tổ chức khai trương nhà hàng

3.4. Khai trương showroom

Có thể nói, khai trương showroom không chỉ là sự kiện thông báo về sự bắt đầu hoạt động của 1 đơn vị showroom nhất định, mà còn là dịp để thu hút những đối tượng khách hàng tiềm năng ghé thăm lựa chọn sản phẩm. Showroom là địa chỉ trưng bày sản phẩm nơi mà các khách hàng có thể ghé thăm để thể tham quan sản phẩm và lựa chọn những sản phẩm đáp ứng nhu cầu của mình một cách tốt nhất. Chính vì thế, các showroom sản phẩm cần phải được trang trí, bài biện vô cùng bắt mắt, ấn tượng. Đặc biệt, các showroom hiện nay còn rất chú trọng trong việc tổ chức sự kiện khai trương showroom, nhằm tạo sự ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý của đông đảo khách hàng 1 cách tốt nhất.

Khai trương showroom
Tổ chức khai trương showroom

3.5. Khai trương siêu thị

Tổ chức khai trương siêu thị hoành tráng và ấn tượng chắc chắn sẽ thu hút được đông đảo sự quan tâm khách hàng, đồng thời khẳng định được vị thế thương hiệu, công ty trên thị trường. Do đó đối với các siêu thị mới mở, tổ chức khai trương đặc biệt được chú trọng và được truyền thông rộng rãi trước khi sự kiện diễn ra. Với kinh nghiệm dày dặn, cùng đội ngũ nhân viên tràn đầy nhiệt huyết, thiết bị hiện đại, Biz Event được đánh giá là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội. Biz Event sẽ cung cấp đầy đủ các hạng mục tổ chức khai trương siêu thị cho quý khách từ A đến Z và tư vấn cho quý khách cách tổ chức sao cho độc đáo và thu hút khách hàng đến nhiều nhất.

Khai trương siêu thị
Tổ chức khai trương siêu thị

3.6. Khai trương cửa hàng thời trang

Tổ chức khai trương cửa hàng thời trang được quan tâm rất nhiều trong thời buổi hiện nay bởi Các cửa hàng thời trang mở ra ngày càng nhiều, lễ khai trương lại càng trở nên quan trọng hơn, mang tính cá biệt, đột phá hơn. Bạn đang muốn mở cho mình một cửa hàng thời trang nhưng không biết tổ chức lễ khai trương cửa hàng thời trang như thế nào cho hiệu quả, khác biệt, thu hút khách hàng. Hãy tìm hiểu những công việc cần chuẩn bị trước khi diễn ra lễ khai trương, bạn sẽ có một sự chuẩn bị chu đáo và lễ khai trương sẽ diễn ra thành công tốt đẹp. Điều đó đồng nghĩa với việc bước đầu tiên trong kinh doanh của bạn đã đạt được thành công lớn

Sự kiện tổ chức khai trương tiêu biểu tại BizEvent

Trên đây là toàn bộ các vấn đề về tổ chức khai trương tại doanh nghiệp. Mong rằng sau bài viết này, khách hàng sẽ có một cái nhìn tổng thể về cách tổ chức một sự kiện khai trương sao cho chuyên nghiệp, đạt được những thành công cho việc kinh doanh sau này. Liên hệ ngay với BizEvent để nhận được sự hỗ trợ, tư vấn nhiệt tình nhất.