Kinh nghiệm tổ chức một sự kiện thành công

Tổ chức một sự kiện không hề khó nhưng làm cách nào để sự kiện đó thành công, để lại dấu ấn trong lòng người tham dự mới là vấn đề đáng chú trọng. BIZ EVENT xin được gợi ý một số kinh nghiệm có thể giúp ích cho bạn rất nhiều trong quá trình tổ chức sự kiện.
1. Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện
Bất kể một sự kiện nào được tổ chức cũng đều thể hiện mục đích riêng đến với đối tượng tham dự. Đây được xem là yếu tố đầu tiên cần phải xác định khi tổ chức sự kiện, là tiền đề quyết định cho mọi khâu chuẩn bị, setup sau đó bao gồm: Đối tượng khách mời, thiết kế sân khấu, bối cảnh đến kịch bản, concept chương trình….

Biz Event cung cấp âm thanh, ánh sáng tổ chức Lễ kỷ niệm 15 năm thành lập Ferroli5

2. Danh sách khách mời
Sau khi xác đinh rõ mục đích tổ chức chương trình thông qua ý tưởng, chủ đề, việc tiếp theo chúng ta cần làm đó là lên danh sách khách mời tham dự chương trình và tiến hành mời khách
Thời điểm tốt nhất để gửi cho khách mời tham dự là ít nhất một tuần trước ngày diễn ra sự kiện để họ có sự chuẩn bị cũng như sắp xếp thời gian tham dự. Một tip nhỏ đáng chú ý ở đây là trên thiệp mời nên đính kèm sơ đồ địa điểm để tiện hơn cho khách mời trong quá trình di chuyển.

giá thuê âm thanh ánh sáng

3. Địa điểm, quy mô tổ chức
Khi đã xác định được danh sách khách mời tham dự, quy mô cần cho sự kiện thì việc thứ 3 cần làm đó là tìm kiếm được địa điểm phù hợp, đáp ứng được các nhu cầu từ sức chứa, không gian….
Một lời khuyên từ kinh nghiệm Biz event là bạn phải luôn khảo sát trước địa điểm, tìm hiểu các ưu nhược điểm và thông tin đầy đủ trước khi lựa chọn bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc setup hay thiết kế sử dụng các thiết bị sự kiện phù hợp

cho thuê thiết bị âm thanh ánh sáng giá rẻ

4. Hệ thống trang thiết bị, trình chiếu và âm thanh ánh sáng
Khách mời của bạn chắc chắn sẽ không thoải mái không khi tham dự một sự kiện mà chẳng nghe rõ MC nói gì? Hay điện cứ chập chờn lúc có lúc không? Một sự kiện được đánh giá là chuyện nghiệp khi đảm bảo được 2 yếu tố nghe, nhìn của người tham dự. Vì vậy, đầu tư tốt cho hệ thống trang thiết bị cũng là một yếu tố nên được chú trọng.

báo giá tổ chức sự kiện trọn gói tại hà nội

5. Phương án dự phòng cho vấn đề thời tiết, an ninh
Thời tiết là một trong những yếu tố luôn nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta, vì vậy Bizevent mách nhỏ bạn một điều là phương án dự phòng cho những diễn biến thời tiết bất ngờ xảy ra luôn luôn phải ddowcj lưu tâm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện, đặc biệt, đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời, đường phố… Bên cạnh đó, an ninh được đảm bảo nghiêm ngặt cũng góp phần tạo sự an tâm, tin tưởng cho khách mời đến tham dự.

dịch vụ tổ chức sự kiện tron gói tại hà nội

6. Kịch bản chương trình

Biz Event cung cấp âm thanh, ánh sáng tổ chức Lễ kỷ niệm 15 năm thành lập Ferroli6
Sau khi hoàn thành các bước trên thì chương trình của bạn gần như đã được hoàn tất 80%, việc cuối cùng bạn cần làm đó là ngồi lại và lên kịch bản chương trình cho thật chi tiết, gắn kết các yếu tố từ ý tưởng, khách mời, địa điểm, thiết bị để tạo thành một chương trình hoàn chỉnh xuyên suốt.
Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều nhờ đến sự hỗ trợ của các đối tác là các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hạn chế những rủi ro phát sinh cũng như tổ chức được một sự kiện thành công mà vẫn đảm bảo được mức kinh phí.

Hoàn thành được 6 bước trên là bạn đã có thể lên được một bộ khung hoàn chỉnh cho chương trình sắp tới của mình rồi. Tuy nhiên, để hiện thực hóa nó một cách hoàn hảo nhất thì kinh nghiệm chuẩn nhất MÀ Biz event muốn gợi ý cho các bạn chính là hãy lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệm, giàu kinh nghiệm và bắt tay với họ để làm nên sự thành công cho sự kiên của bạn.
Luôn đi đầu trong các ý tưởng sáng tạo, hệ thống thiết bị sự kiện, âm thanh, ánh sáng hiện đại cùng đội ngũ nhân viên, nhân sự sự kiện chuyên môn cao, nhiệt tình và năng động, Biz Event tự tin là một trong những đơn vị hàng đầu để quý khách hàng có thể tin tưởng lựa chọn đồng hàng trong sự kiện sắp tới. Liên hệ Hotline 0976 612 988 để được tư vấn miễn phí và có một sự kiện thành công