Cách viết kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo hiệu quả

Hotline: 0976612988

Liên hệ

Cách viết kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo hiệu quả

Viết kế hoạch tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi sự sáng tạo, sự đam mê, nhiều ý tưởng và có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện. Ít ai biết rằng, những nhà tổ chức sự kiện đều phải cùng xuất phát điểm là lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Vậy cách viết kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

cách viết kế hoạch tổ chức sự kiện

Các bước viết kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả.

Bước 1: Xác định loại hình sự kiện mà bạn tổ chức:

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần xác định xem sự kiện sắp làm là sự kiện gì, là sự kiện công ty hay sự kiện mang tính nhà nước, sự kiện truyền thông, sự kiện cộng đồng, sự kiện đến khách hàng, đối tác,... Việc xác định được sự kiện sắp làm sẽ giúp bạn định hướng và hình dung được cách thức cũng như công việc cần chuẩn bị cho sự kiện, để việc lên ý tưởng trở nên dễ dàng hơn.

Xem thêm: Tổ chức giáng sinh

Bước 2: Xác định mục tiêu cũng như kết quả muốn đạt được:

Xác định mục tiêu, chủ đề của sự kiện. Sự kiện bạn muốn tổ chức nhằm hướng tới khách hàng, tri ân các đối tác, hay là quảng cáo sản phẩm mới, nâng cao ía trị thương hiệu cho công ty, khai trương nhà xưởng, cửa hàng mới,... Nhưng phải làm sao tạo được dấu ấn ban đầu tốt đẹp cho khách tham dự cũng không phải điều dễ dàng.

viết kế hoạch tổ chức sự kiện độc đáo

Bạn cũng cần đặt ra mục tiêu, những tiêu chí cần đạt được sau khi sự kiện được hoàn thành để có thể đánh giá sự thành công của sự kiện một cách chính xác, rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau.

Bước 3: Định ngày tổ chức sự kiện :

Viết kế hoạch tổ chức sự kiện cũng cần chọn ngày giờ cụ thể, chi tiết. Ví dụ như, bạn muốn tổ chức lễ khai trương, khánh thành, động thổ thì theo quan niệm của người Việt ta đây là nghi lễ khởi đầu, rất quan trọng. Bạn phải chọn ngày đẹp, giờ hoàng đạo, hợp tuổi với gia chủ hay chủ đầu tư để có được sự may mắn, suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió trong việc kinh doanh sau này.

Bước 4: Khảo sát địa điểm, xem xét các thiết bị sự kiện:

Bạn cần đến địa điểm tổ chức sự kiện để khảo sát mặt bằng, thiết kế sân khấu, lắp đặt các thiết bị, bàn ghế cho khách ngồi như thế nào cho hợp lý nhất.

Hạng mục này nếu bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện bao giờ thì rất khó để tính toán cho hợp lý. Tốt nhất là bạn nên thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tư vấn cho chương trình gói dịch vụ phù hợp nhất.

Tìm hiểu thêm: Tổ chức tiệc tất niên

viết kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả

Bước 5: Dự trù ngân sách cho sự kiện:

- Xác định nguồn tài chính, các khoản chi phí cho các hạng mục cần thiết

- Rà soát, khảo sát thị trường, các đon vị tổ chức sự kiện về chi phí thực tế để đưa ra mức ngân sách chính xác

Bước 6: Thời gian tổ chức các hoạt động:

Đây là bước không thể thiếu khi viết kế hoạch tổ chức sự kiện. Đưa ra các hoạt động, chương trình diễn ra trong sự kiện, thời gian diễn ra các sự kiện đó, thứ tự như thế nào để sự kiện diễn ra được suôn sẻ. Cần thông báo thời gian diễn ra chương trình đến tất cả các khách mời tham dự sự kiện để họ có thể nắm bắt được chương trình.

Bước 7: Đưa ra quyết định cho kế hoạch tổ chức sự kiện:

- Xác định thứ tự diễn ra các hoạt động

- Xác định các thông tin về chương trình được chia sẻ đến khách mời

- Quyết định thời gian cho những bài phát biểu

- Xác định các thiết bị cần thiết cho tổ chức sự kiện

- Phân chia công việc cho các thành viên, ai phụ tránh phần nào

- Ai là người chuẩn bị các phần quà, phần thưởng cho khách mời

- Ai là người chịu trách nhiềm về truyền thông, thông cáo báo chí,...

- AI là người nhận trả thiết bị sự kiện,…

viết kế hoạch tổ chức sự kiện

Xem thêm: Tổ chức tất niên ở Hà Nội

Bước 8: Nhân sự sự kiện và các hạng mục khác:

- Lễ tân, PG, MC, ca sỹ, nhóm nhảy, ban nhạc,...

- Tiệc sự kiện: tiệc ngọt teabreak, tiẹc buffet, tiệc ăn ngồi,...

- Âm nhạc, bài hát

- Quà, phần thưởng, hoa

- Nhiếp ảnh, video, phóng viên, báo chí,...

Với cách viết kế hoạch tổ chức sự kiện như trên , chắc chắn bạn sẽ có một bản kế hoạch chi tiết và hiệu quả cộng thêm những kiến thức học hỏi thêm, bạn sẽ trở thanh một chuyên gia thực thụ. Bạn phải biết nắm bắt cơ hội, tích cực tham gia các hoạt động xã hội, các sự kiện để rút ra kinh nghiêm riêng cho mình.

Chúc bạn thành công!

Công ty TNHH Thương Mại và Sự Kiện BIZ

ĐT: 0976 612 988 – 09 3456 8062