TỔ CHỨC HỘI THẢO KHÁCH HÀNG LÀM SAO ĐỂ THÀNH CÔNG, CẦN CHUẨN BỊ GÌ

Các buổi nói chuyện chuyên đề, hội nghị, tổ chức hội thảo khách hàng cần có sự sắp xếp cẩn thận, chu đáo của ban tổ chức dù số lượng khách hàng nhiều hay ít. Vậy tổ chức hội thảo khách hàng cần chuẩn bị những gì đây, nên làm gì trước tiên?

Kết cấu thông thường của một buổi hội nghị hay hội thảo khách hàng gồm có phần phát biểu của đại diện đại biểu, giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới, trao đổi, bàn luận, tổ chức các trò chơi, tiết mục văn nghệ, chương trình rút thăm trúng thưởng.

TỔ CHỨC HỘI THẢO KHÁCH HÀNG

Tổ chức hội thảo khách hàng cần chuẩn bị gì

Lên chủ đề chương trình

Nội dung chính hay chủ đề chương trình là phần quan trọng nhất, nó quyết định đến mục đích, lý do tổ chức và tham dự của khách mời.

Đối với các sự kiện có bán vé hay mở cửa tự do, thì nội dung chương trình sẽ quyết định số lượng khách hàng tham dự. Nếu chủ đề thú vị và đúng là vấn đề họ đang quan tâm thì mọi người sẽ đăng ký tham gia rất nhiều. Do vậy, nên làm một phiếu khảo sát dành cho những người tham gia chương trình để lấy ý kiến về chủ đề mà họ quan tâm hay yêu thích và muốn tham dự.

TỔ CHỨC HỘI THẢO KHÁCH HÀNG 1

Làm việc với các diễn giả, khách mời

Ban tổ chức cần làm việc, thảo luận trước với các diễn giả hay các khách mời, bàn bạc về nội dung, thời gian trao đổi trong chương trình. Ban tổ chức cũng nên chuẩn bị những tình huống bất ngờ như diễn giả nói quá giờ hay khách mời có quá nhiều câu hỏi cần giải đáp. Bên cạnh đó, cũng cần chú ý chuẩn bị phương tiện đi lại và nơi nghỉ ngơi cho các khách ở xa.

Thông tin về diễn giả nên được công khai rõ ràng trước buổi tổ chức hội thảo khách hàng. Nếu diễn giả là người nổi tiếng thì việc này sẽ giúp tăng độ uy tín, tin cậy cho chương trình của quý khách.

Tìm địa điểm tổ chức

Địa điểm phù hợp luôn là yếu tố cần được lưu tâm. Ví dụ tổ chức hội thảo quy mô lớn, quý khách cần tìm một khu resort hay trung tâm tổ chức sự kiện lớn sang trọng, còn quy mô nhỏ thì một nhà hàng hay khách sạn nhỏ sẽ phù hợp hơn đấy. Quý khách cũng nên xem xét diện tích và cơ sở vật chất của địa điểm có đủ đáp ứng yêu cầu của buổi hội thảo háy không.

TỔ CHỨC HỘI THẢO KHÁCH HÀNG 3

Việc xem xét các thiết bị của nơi tổ chức hết sức quan trọng, liệu âm thanh, ánh sáng có đủ tốt và đủ lớn cho hội thảo với 500 người, thiết bị máy chiếu, ánh sáng có đủ không và cả các biện pháp xử lý khi có sự cố kỹ thuật xảy ra.

Truyền thông cho hội thảo

Nếu hội nghị dành riêng cho nhân viên trong công ty thì quý khách chỉ cần thông báo bằng văn bản nội bộ cho công ty là đủ. Nhưng nếu sự kiện có quy mô lớn, quý khách cần đầu tư cho công tác truyền thông trước ngày diễn ra chương trình.

Một số kên truyền thông phổ biến hiện nay như email, mạng xã hội, họp báo, diễn đàn,…Nên thông cáo truyền thông trước 2- 3 tháng trước khi sự kiện được tổ chức chính thức. Việc PR đúng thời điểm sẽ giúp chương trình được nhiều người biết đến và cũng có thời gian cho khách tham dự sắp xếp công việc và thời gian tham dự.

TỔ CHỨC HỘI THẢO KHÁCH HÀNG 2

Hình thức đăng ký của khách tham dự

Nên chọn hình thức đăng ký nào cho phù hợp, online hay offline thì tốt hơn. Nếu chương trình có bán vé thì mau vé như thế nào, giá vé sao cho hợp lý, dự trù nếu khách tham gia không đông như dự tính thì có nên giảm giá vé hay không.

Tổ chức hội thảo khách hàng là một cơ hội tốt để quý khách có thể lấy được các thông tin của khách hàng, yêu cầu khách điền đày đủ thông tin vào phiếu đăng ký hay để lấy mã số rút thăm trúng thưởng chẳng hạn. Đây sẽ là một việc rất có ích cho bên marketing của công ty quý khách.

Đồng hành cùng Biz Event, quý khách sẽ không còn phải lo lắng chuẩn bị các công việc trên, hãy giao cho đội ngũ nhân viên của chúng tôi phụ trách, tất cả công việc sẽ được giải quyết đúng như mong muốn của quý công ty. Qúy khách có nhu cầu tổ chức hội thảo khách hànghay thắc mắc về kịch bản liên hệ để được tư vấn hỗ trợ.

Công ty TNHH Thương Mại và Sự Kiện BIZ

ĐT: 02432.123.988 – 0976.612.988

Bình Luận Facebook

Bình Luận

Tin Liên Quan