Tổ chức chương trình giao lưu thành công với 3 bước cơ bản

Tổ chức chương trình giao lưu cũng như bao sự kiện khác đều gồm 3 yếu tố then chốt: ý tưởng sự kiện, chủ đề sự kiện, đối tượng tham gia chương trình. Chúng có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, giúp người tổ chức sự kiện thiết kế được một chương trình thành công và thu hút sự quan tâm của khách tham dự.

Để hình thành lên một chương trình giao lưu, ban tổ chức phải trả lời được 3 câu hỏi dưới đây:

– Mục đích, lý do tổ chức chương trình này?

– Chủ đề sự kiện là gì?

– Đối tượng tham gia là những ai?

Tìm hiểu thêm về: Tổ chức tiệc gala dinner

3 bước cơ bản để tổ chức chương trình giao lưu thành công:

Chuẩn bị kịch bản và các công tác trước khi thực hiện chương trình.

Sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần chuẩn bị kịch bản cho chương trình chi tiết bao gồm kịch bản cho MC, các công việc chi tiết cho từng bộ phận, nhân viên phụ trách.

tổ chức chương trình giao lưu

Tìm hiểu thêm về: Cho thuê âm thanh ánh sáng ở Hà Nội

Cũng cần quan tâm đến các công việc nhỏ như:

– Gửi thư mời tham dự chương trình: phải nghiêm túc, lịch sự, chân thành, đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, nội dung chương trình.

– Trang trí, phục vụ sự kiện: Cần đảm bảo tính độc đáo, ấn tượng nhưng không quá cầu kỳ. Câu chữ trên backdrop hay trên màn hình led sân khấu câu chữ chính xác tránh trường hợp phông chữ lòe loẹt, không phù hợp với tính chất của sự kiện.

– Tiếp đón khách: nên có một bàn lễ tân, cùng đội ngũ PG, lễ tân tiếp khách ở bên ngoài nơi diễn ra chương trình sau đó dẫn khách vào vị trí ngồi. Điều này thể hiện được lòng tôn trọng của quý công ty đến với khách hàng.

– Tặng hoa hay quà lưu niệm: một món quà nho nhỏ cho khách mời mang về sau khi kết thúc chương trình cũng là một điểm cộng cho ban tổ chức đấy nhé. Như thế, khách hàng sẽ có ấn tượng tốt và khó quên về sự kiện tổ chức chương trình giao lưu này.

Tiến hành tổ chức chương trình giao lưu.

Sau tất cả những công tác chuẩn bị kỹ lưỡng trên, việc tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ thành công hơn. Bên cạnh đó, cũng có nhiều chương trình do thời gian chuẩn bị quá ngắn dẫn đến việc chuẩn bị chương trình thiếu tính chuyên nghiệp và gặp phải nhiều sự sai sót nên chương trình diễn ra không đúng như ý muốn.

Điều chú ý khi tổ chức sự kiện là phải sắp xếp người giám sát toàn bộ chương trình. Nhân viên giám sát này sẽ là cầu nối liên kết người tổ chức sự kiện với MC dẫn chương trình, làm cho chương trình diễn ra được suôn sẻ và có sự thống nhất.

các bước tổ chức sự kiện thành công

Tìm hiểu thêm: Tổ chức tất niên cho công ty

Kết thúc chương trình.

Cần lưu lại kịch bản chương trình, kèm theo đó là những lưu ý, kinh nghiệm rút ra được từ chương trình để khắc phục hay có biện pháp phòng tránh vào những sự kiện tổ chức chương trình giao lưu tiếp theo.

Lấy ý kiến phản hồi của khách tham dự để có bản đánh giá toàn diện, bao quát về sự thành công của chương trình.

Nếu những công việc trên làm quý khách lo lắng thì hãy tìm ngay một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ là những người có chuyên môn, có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên các vấn đề đó sẽ được giải quyết rất hiệu quả. Biz Event sở hữu đội ngũ nhân viên kỹ thuật nhiệt tình, hăng say, chúng tôi chuyên cung cấp các gói dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói mang lại sự hài lòng nhất cho quý khách.

Mọi thông tin xin liên hệ:

Công ty TNHH Thương mại và Sự kiện Biz

Hotline: 02432.123.888 – 0976.612.988.

Tin Liên Quan