Lưu ý cần thiết để tổ chức buổi hội thảo thành công tốt đẹp

Hội thảo là một chương trình sự kiện được nhiều công ty, doanh nghiệp,… lựa chọn khi cần có sự cần sự đóng góp, lấy ý kiến, giới thiệu thông tin, sản phẩm mới đến các khách hàng mục tiêu. Tổ chức buổi hội thảo thành công khi thu hút được đông đảo số lượng khách mời tham dự, nâng cao sự quảng bá cho công ty.

Là đơn vị tổ chức sự kiện cho nhiều tổ chức lớn tại địa bàn thành phổ Hà Nội, Biz Event nhận thấy để buổi hội thảo thành công thì đơn vị tổ chức và bộ phận thực hiện cần có sự thống nhất với nhau từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện hội nghị.

tổ chức buổi hội thảo

Tìm hiểu thêm: Tổ chức hội thảo.

Lưu ý cần thiết để tổ chức buổi hội thảo thành công tốt đẹp.

Các công việc chuẩn bị trước sự kiện.

– Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị

– Lựa chọn thời điểm tổ chức hội thảo

– Soạn thảo kế hoạch, lịch trình

– Tìm và chọn địa điểm tổ chức chương trình

– Lên danh sách khách mời, gửi thông báo mời tham dự sự kiện

– Chuẩn bị tài liệu cho sự kiện

– Chuẩn bị các thiết bị trình chiếu, tai nghe, cabin dịch nếu cần

– Bố trí, sắp xếp nhân viên lễ tân, phục vụ: đón khách, hướng dẫn, phục vụ,…

– Gặp gỡ và trao đổi trước một số vấn đề cần bàn luận trong buổi hội thảo với các chuyên gia

– Chuẩn bị các dịch vụ ăn uống nếu cần như teabreak

– Sắp xếp phương tiện đi lại, chỗ nghỉ ngơi,…cho các khách mời tham dự

– Tính toán, dự trù chi phí.

Xem thêm về: Tổ chức hội nghị hội thảo tại Hà Nội

tổ chức chương trình hội thảo chuyên nghiệp

Lưu ý cần thiết để tổ chức buổi hội thảo thành công tốt đẹp

Những công việc khi tiến hành tổ chức buổi hội thảo

– Giám sát, điều hành các công việc phục vụ, các phát sinh để kịp thời giải quyết

– Đội ngũ nhân viên lễ tân đón tiếp khách ngoài sảnh, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

– Thư ký làm nhiệm vụ ghi chép, biên tập lại cuộc hội thảo

– Bố trí khu vực và người giám sát các phóng viên ghi hình trong buổi hội nghị.

Tìm hiểu thêm về: Tổ chức hội nghị khách hàng

tổ chức chương trình hội thảo

Kết thúc hội nghị

– Viết thư cảm ơn diễn giả và khách mời

– Lập hồ sơ cuộc họp, hôi thảo

– Hoàn chỉnh và thông qua các biên bản hội nghị gửi đến các bên liên quan

– Chuyển giao các thiết bị cho đơn vị tổ chức

– Thanh toán các khoản chi phí, quyết toán

– Họp rút kinh nghiệm, chuẩn bị thông tin tài liệu cho cuộc hội thảo lần sau

Để tổ chức buổi hội thảo được suôn sẻ thì ban tổ chức cần lên kế hoạch cụ thể với các nội dung chính như trên. Bên cạnh đó là cân nhắc chọn đúng người đúng việc, ghi rõ thời gian kết thúc công việc để đảm bảo công việc thống nhất, ăn khớp với nhau, hạn chế tối đa các khoản phát sinh thêm.

Tổ chức buổi hội thảo thành công và chuyên nghiệp thì việc quý khách thuê một đơn vị tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Bởi những người trong nghề sẽ biết rất rõ về quy trình tổ chức sự kiện cũng như các công việc cần làm cần chuẩn bị cho buổi hội thảo.tổ chức sự kiện hội thảo

Biz Event chuyên tổ chức hội nghị hội thảo, lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương công ty, cửa hàng,…Với kinh nghiệm nhiều năm, Biz Event nhất định sẽ đem lại cho quý khách một buổi hội thảo thành công nhất. Mọi thông tin vui lòng liên hệ: 0976612988.

Tìm hiểu thêm về: Cho thuê âm thanh ánh sáng ở Hà Nội

Bình Luận Facebook

Bình Luận

Tin Liên Quan