Quy trình tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn muốn thành công thì đều phải trải qua các công đoạn quy trình chuẩn bị cơ bản. Công ty TNHH Thương mại và Tổ chức sự kiện BIZ EVENT giới thiệu tới quý khách hàng Quy trình tổ chức sự kiện của chúng tôi:

Quy trình tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức Event, cách tổ chức sự kiện

quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

  1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)

Đầu tiên Bộ phận Phụ trách khách hàng của Tổ chức sự kiện Biz Event phải tìm hiểu những thông tin cơ bản như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với sự kiện Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

  1. Hình thành ý tưởng chuẩn bị cho kế hoạch

Sau khi có thông tin Bộ phận ý tưởng của Tổ chức sự kiện Biz Event lên ý tưởng và chủ đề thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của sự kiện sao cho phù hợp với yêu cầu Quý khách đã định ra.

Để có được ý tưởng và chủ đề cho sự kiện, Biz Event phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, hay mục tiêu truyền thông của sự kiện.

  1. Viết kế hoạch (Planning proposal)

Dựa trên Ý tưởng đã xác định được, nhân viên thiết kế và kỹ thuật của Tổ chức sự kiện Biz Event lại cùng nhau lên kế hoạch cụ thể chi tiết từng bước đi, từng tiết mục, từng giai đoạn hay đơn giản là chi tiết nhỏ nhất có thể xảy ra.

Thông thường trong mỗi kế hoạch đều có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, nhân sự, bàn tiệc… Phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người thì sự kiện sẽ thành công rực rỡ.

  1. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, Biz Event sẽ thuyết trình kế hoạch của mình cho Quý khách hàng, đưa ra những phương án tối ưu nhất cho sự kiện.

  1. Tổ chức triển khai (Execution)

Tổ chức sự kiện Biz Event có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mỗi nhân viên: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)…

Trước khi sự kiện diễn ra Biz Event sẽ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)… Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.

Trong quá trình tổ chức sự kiện Biz Event có một người chỉ huy tốt, biết cách dàn dựng và chỉ huy, giám sát mọi công đoạn thực hiện.

Sau khi kết thúc chúng tôi sẽ thu dọn, bàn giao địa điểm hoặc các công việc hậu cần khác.

  1. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)

Khi sự kiện kết thúc, Biz Event sẽ gửi cho Quý khách hàng những thông tin sau:

  • Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
  • Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
  • Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo…
  • Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm

Nếu các Quý khách muốn nâng tầm thương hiệu qua từng sự kiện thì đừng ngần ngại mà hãy nhấc ngay máy lên gọi điện cho chúng tôi qua số điện thoại 0432 123 888 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí về ý tưởng cũng như cách xây dựng chương trình và tổ chức sự kiện.

Tin Liên Quan