Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết, chuyên nghiệp

Hotline: 0976612988

Liên hệ

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết, chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là buổi lễ nhằm tri ân, gửi lời cảm ơn sâu sắc của công ty đến các khách hàng, đối tác, các đại lý, chi nhánh phân phối,… đã hợp tác lâu dài trong thời gian vừa qua.

Do vậy, khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện là rất quan trọng, đặc biệt gây được ấn tượng mạnh trong lòng các khách hàng sau chương trình là điều ai cũng mong muốn. Vậy hãy cùng Biz Event kiểm tra ngay quy trình tổ chức hội nghị dưới đây nhé!

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

1. Xác định mục đích, thông điệp muốn gửi gắm qua hội nghị

Mục đích, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt trong hội nghị khách hàng có thể nằm ngay chủ đề của chương trình. Quý khách có thể tham khảo các chủ đề như: tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, tri ân khách hàng, thay lời muốn nói, lời cảm ơn,…

kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng

Tóm lại nội dung chương trình hội nghị khách hàng thường xoay quanh các nội dung như:

- Nói lời cảm ơn, tri ân đến các khách hàng

- Cải thiện mối quan hệ giữa công ty và khách hàng thêm gắn bó và thân thiết

- Thu hút các khách hàng tiềm năng đến với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp

- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới đến khách hàng

2. Lên ý tưởng kịch bản

Quý khách cần có những ý tưởng tổ chức mới lạ, tránh trùng lặp hay bắt chước các sự kiện trước, tạo cảm giác mới lạ và thu hút khach mời hơn. Có thể bổ sung thêm các phần thưởng có giá trị, các trò chơi có thưởng dành cho các khách mời tham dự,… Góp phần tạo nên một không khí vừa gần gũi mà vẫn để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng mỗi vị khách quý.

3. Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Sau khi đã có ý tưởng kịch bản cho buổi lễ tri ân, Quý khách cần phải có kế hoạch sơ bộ trước, chi tiết sau và bắt tay vào chuẩn bị các hạng mục phục vụ cho buổi lễ tri ân.

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm đầy đủ các mục:

- Địa điểm tổ chức: hầu hết các buổi hội nghị đều tổ chức trong nhà. Do vậy, lựa chọn các khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện, hội trường, resort là thích hợp nhất. Không gian vừa đẹp, rộng rãi mà Quý khách cũng có thể tổ chức các bữa tiệc bàn hoặc teabreak theo ý mình muốn.

Một vài lưu ý nhỏ cho bạn khi thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng, đó là:

+ Không gian có chứa đủ số lượng khách mời dự trù tham gia hay không?

+ Giao thông đi lại, chỗ đỗ xe có thuận tiện cho khách tham dự không

+ Địa điểm tổ chức có hỗ trợ hay có thêm các phần như đặt tiệc, cho thuê bàn ghế, sân khấu hay một số thiết bị trình chiếu, loa đài, thiết bị đèn chiếu sáng không,…

- Thời gian tổ chức: thời gian tổ chức bữa tiệc tri ân vào buổi tối, ngày cuối tuần là phù hợp nhất. Đây là lúc khách hàng có nhiều thời gian rảnh nhất và có thể sẽ dành chút thời gian này để tham dự bữa tiệc gặp mặt thân mật của công ty quý khách.

- Chủ đề chính cho chương trình: chủ đề của buổi tri ân khách hàng có thể được lên ngay từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện, có thể là lễ tri ân khách hàng và đối tác, lời cảm ơn hay lễ họp mặt,…

- Gửi thư mời tham gia lễ tri ân khách hàng: thư mời này sẽ được gửi đến ai, đến những khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty hoặc các đối tác lớn,… Nhưng công tác chuẩn bị cho sự kiện quá bận rộn, khiến Quý khách nhiều khi quên hoặc bỏ sót một vài vị khách không mời, thật đáng trách!

Ban tổ chức hãy cử ngay ra một đội ngũ nhân viên nhỏ, tầm 3, 4 người gửi thư hay thiệp mời hội nghị tri ân khách hàng đến các khách mời theo danh sách đã định từ trước, đảm bảo không bỏ xót bất cứ một vị khách quý nào.

Thư mời cần được gửi trước 7 ngày để khách hàng có thời gian sắp xếp cũng như thấy được sự kiện của công ty đang được quảng cáo và có sức hấp dẫn như thế nào nhé.

- Dự trù kinh phí: Quy mô hội nghị có lớn không, chỉ là sự kiện của công ty nhỏ hay cả một tập đoàn lớn, kinh phí dự tính là bao nhiêu và cần chi tiêu cho những hạng mục gì,…

4. Triển khai kế hoạch chương trình

- Thiết kế: thiết kế tất cả mọi thứ liên quan đến bữa tiệc tri ân như: quà tặng, thiếp mời, thiệp cảm ơn, phần thưởng, backdrop sân khấu, standee,…. Để tạo nên sự đồng bọ và thống nhất, giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu công ty Quý khách tốt hơn

- Thi công: sắp xếp bàn ghế, lắp đặt sân khấu, màn chiếu, màn led, âm thanh, ánh sáng cho hội nghị tri ân,… đều sẽ được set up trước 1 đến 2 ngày. Do đó, Quý khách có thể cân nhắc thời gian và có thể chạy thử chương trình.

thi công thiết bị tổ chức lễ tri ân

- Chuẩn bị các hạng mục khác: nhân sự sự kiện (MC, PG, nhóm múa, nhóm nhảy, lễ tân,…) quà tặng, tài liệu, đặt tiệc,..

5. Tổ chức lễ tri ân khách hàng

tổ chức tri ân khách hàng cần những gì

Kịch bản tổ chức chương trình tri ân khách hàng:

- Đón khách: lễ tân sẽ đứng sẵn trước cửa sảnh để chào đón khách, giúp khách hàng tìm tên check in

- Hướng dẫn vào chỗ ngồi: PG đứng bên trong sẽ dẫn khách vào đúng chỗ ngồi

- Khai mạc bằng tiết mục múa hoặc nhảy sôi động

cách tổ chức hội nghị khách hàng

- Bài phát biểu của đại diện công ty: nếu có khách nước ngoài, nên có phiên dịch viên hoặc chuẩn bị bài phát biểu song ngữ là tốt nhất

các bước tổ chức hội nghị khách hàng

- Thương thực văn nghệ

- Tặng quà: chuẩn bị đúng và đủ số quà tặng, tránh thiếu quà khiến khách hàng thất vọng

- Rút thăm trúng thưởng

- Dùng tiệc: tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu những bữa tiệc ăn uống, giao lưu. Đây chính là lời cảm ơn, muốn gửi đến các khách hàng qua những món ăn ngon.

quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

- Kết thúc chương trình, tiễn khách ra về: lễ tân, PG tiễn khách và gửi lời cảm ơn đã tham gia chương trình.

Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo, tri ân khách hàng, Biz Event đã trở thành đối tác của nhiều nhà hàng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện tại Hà Nội. Biz Event tự tin mang đến cho Quý khách hàng những dịch vụ sự kiện hoàn hảo nhất với giá cả thấp nhất!



Cho thuê âm thanh