Quản lý khách mời hiệu quả, hợp lý trong các sự kiện

Hotline: 0976612988

Liên hệ

Làm thế nào để quản lý khách mời một cách hiệu quả

Trong quá trình tổ chức sự kiện, làm thế nào để quản lý khách mời một cách hiệu quả là việc khiến nhiều nhà tổ chức đau đầu. Điều đó đòi hỏi ban tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định kế hoạch tốt.

kinh nghiệm quản lý khách mời

Quản lý khách mời một cách hiệu quả

Để có thể quản lý khách mời một cách hiệu quả bạn nên chú ý những vấn đề sau đây:

Trước hết, bạn cần xác định được số lượng khách mời tham dự sự kiện của mình. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản đầu tiên. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu và tương đối chính xác số lượng khách sẽ tham dự sự kiện. Trong thời gian chuẩn bị tổ chức sự kiện, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách mời để cập nhật tình trạng của họ. Danh sách chính thức tốt nhất nên được chốt lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

 quản lý khách mời

Quản lý khách mời một cách hiệu quả

Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo tốt công tác check in cho khách mời tham gia sự kiện của bạn, đặc biệt là đối với những khách mời quan trọng, nên có một bàn check in riêng cùng nhân viên lễ tân chuyên trách hướng dẫn các công tác liên quan cho những khách mời quan trọng này.

Ngoài ra, đảm bảo an toàn cho khách mời tham gia sự kiện của bạn cũng cần được quan tâm. Thông thường đối với những sự kiện tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm dùng để tổ chức sự kiện thì việc quản lý khách mời như sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản.

bí quyết quản lý khách mời

Quản lý khách mời một cách hiệu quả

Nhưng nếu tổ chức sự kiện ở những khu vực ngoài trời phức tạp khó kiểm soát thì cần phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách tham dự được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa an toàn hoặc lối thoát hiểm luôn phải thông thoáng để nếu có bất kì sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được đảm bảo an toàn.

Để giữ được mối quan hệ tốt đẹp đối với khách mời của mình, sau khi các hoạt động chính của sự kiện được tiến hành nên có phần trao quà tặng lưu niệm. Nếu có quà tặng lưu niệm thì cần phải chú ý số quà nên vượt ít nhất là một nửa số lượng khách tham dự. Để đảm bảo công tác trao quà đạt được hiệu quả, nên có một đội ngũ nhân viên lễ tân đủ lớn chịu trách nhiệm cho công tác này.

 quản lý khách mời hiệu quả

Quản lý khách mời sự kiện một cách hiệu quả

Trên là kinh nghiệm quản lý khách mời mà Biz Event muốn chia sẻ với bạn. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cùng những dịch vụ đa dạng của mình, Biz Event sự tin sẽ hỗ trợ giúp quý khách quản lý khách mời hiệu quả nhất , đồng thời chúng tôi có cung cấp các thiết bị về âm thanh, ánh sáng hiện đại, cung cấp nhân sự chuyên nghiệp đem đến thành công cho các sự kiện.

 

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SỰ KIỆN BIZ

Địa chỉ: Số 49 – Ngõ 2 – Xuân Đỉnh – Bắc Từ Liêm – Hà Nội

SĐT: 02432 123 888 – 0975 383 262

Email: info@bizevent.vn