Lập kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp

Để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công thì đòi hỏi người tổ chức phải quan tâm đến nhiều yếu tố khác nhau. Từ khâu hậu cần chuẩn bị đến lúc chương trình diễn ra và hậu chương trình, tất cả đều phải suôn sẻ, xuyên suốt.

Sau đây là cấu trúc hoàn chỉnh cho việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, hãy cùng Biz Event tham khảo ngay nhé.

lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp

Kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị.

1.Xác định mục đích hội thảo.

Xác định, định hướng rõ các yếu tố sau:

  • Khách mời là ai, vị trí, công việc, ở đâu,…?
  • Chủ đề chủ đạo của buổi hội thảo là gì?
  • Địa điểm tổ chức ở đâu? (khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện)
  • Lịch trình cụ thể của hội thảo là gì?

​Xem thêm: Tổ chức hội nghị hội thảo

2. Cụ thể hóa các thông tin sau.

  • Ngày giờ, thời gian tổ chức hội thảo, tên người và địa chỉ liên lạc với người phụ trách
  • Thông tin khách tham dự
  • Trang trí không gian tổ chức sự kiện, có sức chứa đủ số lượng khách hay không
  • Đặt tiệc như thế nào, thực phẩm, đồ uống ra sao?
  • Sân khấu cần backdrop, màn hình led kích thước thế nào, số lượng gói thiết bị âm thanh ánh sáng bao nhiêu, thi công lắp đặt vận chuyển như nào?

lên kế hoạch tổ chức hội thảo

3. Truyền thông, chuẩn bị quà tặng cho sự kiện.

  • Truyền thông, giới thiệu chương trình hội nghị, hội thảo qua các kênh nào? (tivi, báo đài, băng rôn , phướn, tờ rơi, vé mời,…)
  • Thiệp mời khách tham dự, mời theo cách nào (gọi điện trực tiếp, gửi tin nhắn, mail)
  • In ấn các tài liệu, nội dung chương trình hội thảo cơ bản
  • Ban hậu cần chuẩn bị quà tặng khách mời
  • Các bảng hướng dẫn, chú thích, chỉ đường trong hội trường

​Tìm hiểu: Phương pháp tổ chức hội nghị hội thảo

kế hoạch tổ chức hội thảo 1

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp

4. Trang trí hội trường.

  • Trang trí, lắp đặt các thiết bị sân khấu, backdrop, màn hình led kích thước bao nhiêu?
  • Số lượng thiết bị âm thanh ánh sáng, mics, màn hình chiếu, thiết bị dịch,…
  • Số lượng bàn ghế, set up ra sao (hình chữ U, L hay I)

5. Các khách mời nổi tiếng.

  • Lên danh sách các khách mời, các diễn giả nổi tiếng
  • Chuẩn bị bài thuyết trình cho họ
  • Bảng khảo sát lấy ý kiến khách tham dự sau chương trình

kế hoạch tổ chức hội nghị

Ngoài lên kế hoạch tổ chức hội thảo ra, ban tổ chức cũng phải lên kịch bản chạy chương trình chi tiết nhất kể cả lời dẫn chương trình MC, bài diễn văn dành cho các diễn giả để chương trình hội nghị diễn ra thành công nhất.

Để tham khảo thêm về kịch bản chương trình hội thảo, quý khách có thể tuy cập vào trang website: bizevent.vn hoặc gọi trực tiếp đến số hotline 0976 612 988 để được tư vấn tận tình hơn.

Biz Event – đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các thiết bị hội thảo cho chương trình, nhất là MC dẫn chương trình có kinh nghiệm.

Công ty TNHH Thương Mại và Sự Kiện BIZ

ĐT: 0976 612 988 – 09 3456 8062

Tin Liên Quan