Hướng dẫn cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo, hiệu quả

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo là một trong những bước quyết định sự thành công cho các sự kiện. Việc lập kế hoạch sẽ giúp công đoạn thi công nhanh chóng, hiệu quả đồng thời sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro.

Nhắc đến tổ chức sự kiện thường mọi người nghĩ tới đó là một nghề của ý tưởng và sáng tạo. Tuy nhiên việc lập kế hoạch và xây dựng ý tưởng là quá trình song song không thể thiếu trong tổ chức các chương trình. Với nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, Biz Event xin chia sẻ cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả.

Tìm hiểu thêm về: Tổ chức chương trình 1-6 .

kế hoạch tổ chức chương trình

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện – Biz Event

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo, hiệu quả.

Xác định loại hình sự kiện tổ chức.

Cần xác định được sự kiện được tổ chức thuộc lĩnh vực nào: khai trương khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng…Mỗi loại hình sẽ có những đặc điểm, yêu cầu riêng từ đó sẽ có hướng lập kế hoạch cho phù hợp.

kế hoạch tổ chức sự kiện biz event 1

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện – Biz Event

Xác định mục tiêu, mục đích cho sự kiện.

Là nước quan trọng trong lập kế hoạch sự kiện. Tìm hiểu thấu đáo yêu cầu của khách hàng, đặc điểm của sản phẩm và dịch vụ của các công ty doanh nghiệp. Trả lời cho câu hỏi : Tổ chức sự kiện này để làm gì?

Mục tiêu là những điều gì cần đạt được sau khi kết thúc sự kiện. Có thể là số khách tham dự, lượng người biết đến sản phẩm dịch vụ, sự hài lòng tin tưởng của người tham gia hay sản phẩm bán trong và sau sự kiện…

Xem thêm về: Cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện.

Đối tượng sự kiện là ai?

Đây là cơ sở để lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Đối tượng bao gồm nhân sự sự kiện như PG, MC, Ca sĩ, đoàn múa..và đối tượng tham dự.  Người tham dự là những ai, phác họa chân dung từ đó đưa ra những ý tưởng, lập kế hoạch cho phù hợp cũng như đạt kết quả cao nhất.

kế hoạch tổ chức sự kiện 1

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện – Biz Event

Xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu, sức chứa bao nhiêu, có những tiện ích gì…từ đó đưa ra việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi.

Thời gian tổ chức sự kiện là sáng, chiều hay tối. Nếu tổ chức ban ngày có thể lựa chọn các hoạt động ngắm cảnh, các trò chơi nếu tổ chức vào tối thì các chương trình về văn hóa nghệ thuật là tích hợp..

Tìm hiểu thêm: Kịch bản giới thiệu sản phẩm mới

Ngân sách chi cho sự kiện là bao nhiêu.

Phân tích ngân sách chi là bao nhiêu để từ đó có những kế hoạch tổ chức sự kiện cho phù hợp, phân bổ các mục cho hợp lý. Ngoài ra cũng cần dự trù những chi phí phát sinh, tránh thâm hụt nhiều so với ngân sách ban đầu.

tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện – Biz Event

Xây dựng chương trình tổ chức sự kiện.

Dựa trên phân tích, tổng hợp những yếu tố trên, đơn vị tổ chức sẽ xây dựng chương trình phù hợp sao cho truyền tải được nội dung cũng như hướng đúng tới đối tượng mục tiêu. Nội dung của chương trình bao gồm nhiều mục lớn nhỏ, các chương trình cùng loại thì sẽ có những mục giống nhau theo trình tự như tổ chức khai trương khánh thành thì sẽ có những công việc cơ bản như: lắp đặt âm thanh ánh sáng, các dụng cụ để cắt băng khai trương…

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp công đoạn thực thi dễ dàng hơn, đồng thời là yếu tố then chốt đem lại thành công cho chương trình. Công ty tổ chức sự kiện BIZ EVENT với nhiều năm kinh nghiệm, nguồn nhân lực trẻ trung nhiệt huyết, cung cấp đầy đủ thiết bị hiện đại đảm bảo đem đến những dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng, làm hài lòng quý khách nhất.

———————————————————————————————————————

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN BIZ EVENT

SĐT: 0432 123 888 – 0975 383 262

Email: info@bizevent.vn

Tin Liên Quan