Cách tổ chức một sự kiện hoàn hảo và ấn tượng nhất

Hotline: 0976612988

Liên hệ

Cách tổ chức một sự kiện hoàn hảo và ấn tượng nhất

Cách tổ chức một sự kiện sao để thành công và ấn tượng nhất không hề đơn giản. Ngày nay, việc tổ chức các sự kiện đã trở thành một công cụ truyền thông, quảng cáo thương hiệu được nhiều công ty áp dụng.

Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau, mỗi sự kiện có một mục đích, chủ đề, vai trò khác nhau trong chiến lược marketing của công ty. Tuy nhiên, tất cả đều theo một khung , theo cách tổ chức một sự kiện nhất định.

hướng dẫn cách tổ chức một sự kiện

Cách tổ chức một sự kiện:

  1. Nhận và thấu hiểu yêu cầu của khách hàng:

Trước khi bắt đầu viết bản kế hoạch, hay báo giá, bạn phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu từ phía khách hàng. Các yêu cầu này được thể hiện đầy đủ trong một bảng câu hỏi ngắn gọn, căn cứ vào bảng câu hỏi này, chúng ta sẽ xác định được mình cần phải chuẩn bị những gì, các bước tổ chức sự kiện là như thế nào. Bảng câu hỏi để định hướng cách tổ chức một sự kiện bao gồm:

- Loại hình sự kiện định tổ chức là gì?( hội nghị, họp báo, ra mắt sản phẩm mới, talkshow,...)

- Mục tiêu của sự kiện là gì?

- Đối tượng tham dự gồm những ai?

- Số lượng khách là bao nhiêu?

- Sự kiện tổ chức khi nào, ở đâu?

- Chi phí dự trù là bao nhiêu?

cách tổ chức một sự kiện

Tìm hiểu thêm: Tổ chức tất niên tại Hà Nội

  1. Tìm ra ý tưởng:

Ban tổ chức sẽ tập hợp nhân sự lại và tiến hành tìm ra ý tưởng cách tổ chức một sự kiện hay nhất cho chương trình. Trước khi thực hiện, cần nắm rõ được các yêu cầu của khách, cũng như sự kiện đã đặt ra. Ý tưởng của chương trình sẽ được gửi đến khách hàng và chờ phản hồi từ phía các khách hàng. Đây được coi là khâu quan trọng nhất tạo nên sự khác biệt cho các event của công ty, những, đó chưa phải là tất cả để tạo nên sự thành công cho event.

  1. Thiết kế, lên chương trình sự kiện:

Đây là gia đoạn cụ thể hóa ý tưởng. Bao gồm các vấn đề:

- Địa điểm tổ chức sự kiện

- Thời gian tổ chức, diễn ra các tiết mục trong event

- Chủ đề của sự kiện

- Thiết kế hình ảnh, backdrop cho chương trình

- Kịch bản chi tiết gồm những tiêt mục gì, thời gian cho từng tiết mục là bao lâu?

cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp

  1. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện:

Cách tổ chức một sự kiện đều là các công việc từ đây mà ra. Công ty sự kiện cần quan tâm đến một số vấn đề như sau:

- Ngân sách dự kiến

- Nguồn nhân lực

- Nhà cung cấp các thiết bị sự kiện

- Vận chuyển thiết bị như thế nào

- Phân tích các rủi rốc thể xảy ra đi kèm các phương án phòng chống

  1. Tiến hành thi công:

Một sự kiện bất kỳ cần lên kế hoạch chuẩn bị trước 2 tuần để có thời gian chuẩn bị sao cho tốt nhất.

Bao gồm các hoạt động như áo đồng phục, in banner, thiết kế backdrop, thuê nhân sự sự kiện,... Lưu ý những vấn đề trên cần được trao đổi với khách hàng thường xuyên để có được sự thống nhất, ưng ý nhất từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ các đơn vị cung cấp dịch vụ hay thiết bị tránh mọi rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.

Xem thêm: Tổ chức tiệc gala dinner

kinh nghiệm tổ chức sự kiện

  1. Lắp đặt, dàn dựng sân khấu:

Quá trình lắp đặt thiết bị và sân khấu cần được chuẩn bị trước 1 đến 2 ngày trước ngày diễn ra sự kiện. Bạn nên có một bảng các công việc càn làm để dễ dàng theo dõi và giám sát công việc để không bị bỏ sót khâu nào. Những lúc có sự cố phát sinh ngoài dự kiến, bạn nên tập hợp mọi người lại để cùng tìm ra phương án giải quyết.

  1. Kết thúc sự kiện:

Kết thúc chương trình bàn giao lại thiết bị cho đơn vị cung cấp, dọn dẹp nơi tổ chức, thanh toán hợp đồng,...

Họp rút kinh nghiệm cho các chương trình lần sau. Sau mỗi event, công ty sẽ ngồi lại, họp các bộ phận với nhau để ghi lại các thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, diễn ra sự kiện, đến khi kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những chương trình lần sau thành công hơn.

Công ty TNHH Thương Mại và Sự kiện BIZ

ĐT: 0976 612 988 – 09 3456 8062



Cho thuê âm thanh