Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công

Tổ chức sự kiện không chỉ bao gồm một số kỹ năng của những lĩnh vực nhỏ mà chúng bao hàm rất nhiều từ marketing truyền thông, luật pháp, văn hóa, đến khoa học kỹ thuật,…

Tuy nhiên, tất cả các sự kiện đều có một quy trình tổ chức sự kiện cơ bản giống nhau. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề tổ chức event, Biz Event xin chia sẻ đến bạn đọc các bước tổ chức sự kiện căn bản nhất bạn cần nắm vững.

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Biz Event

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công

Bước 1: Tìm hiểu kĩ càng yêu cầu của khách hàng

Để bắt đầu tổ chức một sự kiện thì cần phải khai thác, nắm rõ được mục đích tổ chức sự kiện đó là gì. Với các loại hình sự kiện khác nhau như hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm,… sẽ có những đặc điểm cũng như yêu cầu riêng. Hoạch định một bản tóm lược dựa trên yêu cầu khách hàng, loại hình sự kiện, số lượng và đối tượng khách tham gia, chi phí tổ chức,… Đây là bước quan trọng trong các bước tổ chức sự kiện.

Càng khai thác được nhiều yêu cầu, nhu cầu từ phía khách hàng thì sự kiện của bạn càng chi tiết và thành công hơn.

Tim hiểu thêm: Tổ chức lễ khai trương khánh thành chuyên nghiệp

Bước 2:  Khảo sát địa điểm tổ chức chương trinh

Địa điểm tổ chức event có thể là nhà hàng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện, hay tổ chức sự kiện ngoài trời tại các resort, bể bơi, trên bãi biển,…

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ đến để khảo sát, đo đạc kích thước cần thiết để trang trí cũng như làm sân khấu. Còn ban tổ chức sẽ căn cứ vào số lượng khách mời tham dự để lựa chọn địa điểm tổ chức event cho phù hợp.

Bước 3: Lên ý tưởng chương trình

Lên ý tưởng là bước quyết định sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện trong các bước tổ chức sự kiện.

Ý tưởng chương trình sẽ được lên dựa trên những nhu cầu, yêu cầu của các khách hàng, khách mời tham dự chương trình. Ý tưởng càng độc đáo, càng sát với chủ đề sự kiện sẽ càng cuốn hút và hấp dẫn khách mời tham gia.

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Biz Event

Bước 4: Lên kế hoạch cho sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ bao gồm:

– Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

– Phân công công việc, người phụ trách

– Thời gian set up sân khấu, âm thanh, loa đài

– Thời gian diễn ra chương trình

– Đơn vị nào đồng hành, hợp tác hay nhà cung cấp

– Ngân sách dự trù bao nhiêu

– Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng,… cho khách mời

– Nhân sự sự kiện phụ trách công việc: MC, PG, lễ tân,…

– Thiết kế, thi công backdrop, banner, standee,…

Còn đối với ban tổ chức, bạn cần chuẩn bị chu đáo thêm các hạng mục như: gửi thiệp, lời mời đến các khách hàng, đối tác hay nhân viên, kịch bản chương trình, lời dẫn cho MC, đặt tiệc,…

Bước 5: Thống nhất với khách hàng về báo giá và kế hoạch thực hiện

Nhà cung cấp cũng như người phụ trách chương trình sẽ bàn bạc và thống nhất bản kế hoạch, báo giá, hợp đồng để sự kiện được thực hiện đúng như dự kiến.

Xem thêm: Cung cấp MC sự kiện.

Bước 6: Kiểm tra và chuẩn bị các hạng mục cho sự kiện

Tất cả các hạng mục từ thiết bị đến quà tặng, … đều phải được kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ trước khi sự kiện diễn ra, đảm bảo không có bất cứ sự cố ngoài ý muốn nào xảy ra.

Thông thường, các sự kiện sẽ được lắp đặt và hoàn thành phần trang trí sân khấu trước từ 1 đến 2 ngày, để ban tổ chức có thể chạy thử, các nhóm múa, nhóm nhảy có thể tập duyệt trước khi chương trình thực sự bắt đầu.

Bước 7: Thi công và lắp đặt, trang trí sự kiện

Khi các bước tổ chức sự kiện trên đã hoàn thành, sự kiện sẽ được bên kỹ thuật của đơn vị tổ chức sự kiện đến lắp đặt và dàn dựng. Biz Event chính là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện, cung cấp các thiết bị sự kiện đó.

Với đội ngũ nhân viên kỹ thuật có nhiều năm kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, họ luôn trong tư thế sẵn sàng và nhiệt tình hỗ trợ, lắp đặt cho sự kiện một cách nhanh chóng và chu đáo nhất. Do vậy, quý khách có thể yên tâm khi đến với công ty sự kiện Biz Event chúng tôi. Dịch vụ hoàn hảo, hỗ trợ nhiệt tình, giá cả hợp lý.

Bước 8: Thực hiện chương trình

Trong suốt thời gian quá trình sự kiện diễn ra, nhân viên kỹ thuật sẽ trực 24/24 để điều chỉnh các thiết bị, tạo nên những hiệu ứng tuyệt vời nhất cho sân khấu. Cũng như đảm bảo không có sự cố nào xảy ra về điện hay liên quan đến các thiết bị âm thanh, ánh sáng.

Bước 9: Kết thúc và rút ra kinh nghiệm

Để tổ chức sự kiện được chuyên nghiệpvà thành công hơn thì việc mọi người ngồi bàn nhau về những điều làm tốt để phát huy và những gì còn khiếm khuyết để khắc phục là rất cần thiết.

Ngoài ra, Quý khách nên viết thư cảm ơn những người tham gia sự kiện, những đại biểu,… để lấy ý kiến đánh giá và cảm nhận của họ về chương trình vừa tổ chức có đáp ứng được yêu cầu, mong muốn của họ hay không.

Trên là những chia sẻ của Biz Event về các bước tổ chức sự kiện căn bản, rất cần thiết để có một sự kiện thành công. Công ty tổ chức sự kiện Biz Event với những lợi thế về kinh nghiệm, nhân sự, trang thiết bị hiện đại cùng với lòng nhiệt huyết sẽ đem tới cho quý khách những sự kiện hoàn hảo, sáng tạo nhất.

Tìm hiểu thêm dịch vụ: Cho thuê ban nhạc công sự kiện

Tin Liên Quan