Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công

Hotline: 0976612988

Liên hệ

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công

Các loại hình sự kiện thường thấy là tổ chức lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức hội nghị hội thảo, show room,… tuy nhiên để chuyên nghiệp và thành công các chương trình này đều có quy trình tổ chức tương đối là giống nhau. Với nhiều năm kinh nghiệm, Biz Event xin chia sẻ tới Quý khách các bước tổ chức sự kiện cơ bản như sau:

,các bước tổ chức sự kiện biz event

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Biz Event

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công.

Bước 1: Tìm hiểu kĩ càng yêu cầu của khách hàng.

Để bắt đầu tổ chức một sự kiện thì cần phải khai thác, nắm rõ được mục đích tổ chức sự kiện đó là gì. Với các loại hình sự kiện khác nhau như hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm,… sẽ có những đặc điểm cũng như yêu cầu riêng. Hoạch định một bản tóm lược dựa trên yêu cầu khách hàng, loại hình sự kiện, số lượng và đối tượng khách tham gia, chi phí tổ chức,… Đây là bước quan trọng trong các bước tổ chức sự kiện.

Tim hiểu thêm: Tổ chức lễ khai trương khánh thành chuyên nghiệp

tổ chức sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Biz Event

Bước 2:  Lên ý tưởng cho sự kiện.

Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tập hợp một nhóm người để lên ý tưởng cho sự kiện bám sát vào bản tóm lược mục đích ban đầu và cũng như hiểu rõ đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp. Sau khi thảo luận, sẽ thống nhất và bắt đầu triển khai kế hoạch. Lên ý tưởng là bước quyết định sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện trong các bước tổ chức sự kiện.

Bước 3: Thiết kế sự kiện.

Sau giai đoạn lên ý tưởng là giai đoạn thực hiện ý tưởng. Thiết kế sự kiện là các vấn đề về: địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu, thời gian bắt đầu và thời gian sự kiện diễn ra, chủ đề chương trình, thiết kế hình ảnh cho chương trình,…Thiết kế đầy đủ sẽ giúp các bước tổ chức sự kiện tiếp theo sẽ dễ dàng hơn.

các bước tổ chức sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Biz Event

Bước 4: Lên kế hoạch cho sự kiện.

Đây là bước chi tiết cụ thể hóa nhất trước khi tiến hành thực thi. Nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm chi tiết đến nguồn nhân lực, ngân sách, các đối tác cung cấp thiết bị và cách thức vận chuyển thế nào cũng như phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra để có các phương án phòng ngừa và giải quyết.

Bước 5: Bước thực hiện kế hoạch.

Một sự kiện tùy theo quy mô sẽ mất một khoảng thời gian nhất định để làm công tác thực hiện như: thiết kế banner, lắp đặt, cung cấp nhân sự, quá trình dàn dựng cũng như liên hệ với bên liên quan. Thông thường với các công trình lớn thì cần hoàn thành trước từ 1 đến 2 ngày tránh rủi ro. Các công việc như vận chuyển, phân bố người đảm nhiệm các công việc. Trong quá trình thực hiện sẽ có một số việc ngoài dựu kiến xảy ra, lúc đó mọi người cần họp lại để đưa ra cách giải quyết hợp lý và nhanh nhất.

Xem thêm: Cung cấp MC sự kiện.

các bước tổ chức sự kiện thành công

Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Biz Event

Bước 6: Kết thúc sự kiện, rút ra những kinh nghiệm.

Kết thúc sự kiện tiến hành dọn dẹp, làm sạch sửa chữa các thiết bị đưa về kho, thanh toán cho các bên cung cấp..

Ngoài ra để những lần sau tổ chức sự kiện được chuyên nghiệp hơn thì việc mọi người ngồi bàn nhau về những điều làm tốt để phát huy và những gì còn khiếm khuyết để khắc phục là rất cần thiết. Ngoài ra, Quý khách nên viết thư cảm ơn những người tham gia sự kiện, những đại biểu,… để lấy ý kiến đánh giá và cảm nhận của họ về chương trình vừa tổ chức có đáp ứng được yêu cầu, mong muốn của họ hay không.

Trên là những chia sẻ của Biz Event về các bước tổ chức sự kiện căn bản, rất cần thiết để có một sự kiện thành công. Công ty tổ chức sự kiện Biz Event với những lợi thế về kinh nghiệm, nhân sự, trang thiết bị hiện đại cùng với lòng nhiệt huyết sẽ đem tới cho quý khách những sự kiện hoàn hảo, sáng tạo nhất.

Tìm hiểu thêm dịch vụ: Cho thuê ban công nhạc công sự kiện

———————————————————————————————————————

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN BIZ EVENT

Địa chỉ: Số 49 – Ngõ 2 – Xuân Đỉnh – Bắc Từ Liêm – Hà Nội

SĐT: 0432 123 888 – 0975 383 262

Email: info@bizevent.vn