Kỹ năng để tổ chức sự kiện thành công

Hotline: 0976612988

Liên hệ

Kỹ năng để tổ chức sự kiện thành công

Hàng năm các công ty chi ra khoản lớn để tổ chức sự kiện tuy nhiên khó để đánh giá hiệu quả mang lại. Để đạt hiệu quả tốt thì cần rất nhiều những kỹ năng tổ chức sự kiện khác nhau. Hôm nay BIZ EVENT xin chia sẻ những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết để thành công.

Tổ chức sự kiện là một trong những giải pháp marketing hiệu quả bởi nó có tác động mạnh tới tâm lý, hành vi và sự trung thành của khách hàng đối với thương hiệu, sản phẩm. Tuy nhiên cũng không nên lạm dụng vì tổ chức sự kiện không phải là mục tiêu và đòn bẩy kinh doanh của các doanh nghiệp.

kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Kỹ năng tổ chức sự kiện thành công

Các kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết của chuyên gia làm event

1. Lên ý tưởng cho sự kiện

Ý tưởng là yếu tố số 1, quyết định phần lớn đến sự thành công của mỗi sự kiện. Ý tưởng được lấy từ đâu? Nó bắt nguồn từ chính những kinh nghiệm, những cách bạn nhìn về thế giới xung quanh, hay bạn có thể lấy ý tưởng từ chính những nội dung, chủ đề, những nhu cầu từ phía khách hàng.

Những ý tưởng độc đáo, mới lạ được bắt nguồn từ những chuyến đi du lịch, từ những lần bạn tham gia sự kiện của các công ty khác. Vậy nên, bạn đừng ngần ngại tham gia các cuộc hội thảo hay các sự kiện cộng đồng như hội chợ, triển lãm, các chương trình ca nhạc giải trí,… sẽ rất có ích cho bạn đấy.

2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Một bản kế hoạch chi tiết bao gồm đầy đủ các hạng mục:

- Mục đích tổ chức sự kiện là gì?

- Đối tượng tham gia chương trình là những ai?

- Xây dựng thông điệp cho chương trình

- Xác định địa điểm, thời gian cụ thể tổ chức chương trình

- Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Bạn cần phải lên một bản kế hoạch tổng quát và chi tiết để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc nhất. Đặc biệt, một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp các bộ phận hiểu và biết rõ công việc, nhiệm vụ mình cần phải hoàn thành là gì, trong bao lâu, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời gian nhất.

3. Truyền thông, PR cho sự kiện

Bạn không thể đợi khách hàng tìm đến mình mà phải có cách để tiếp cận và truyền tải thông tin đến họ. Truyền thông là kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết nhất. Truyền thông trước khi tổ chức sự kiện là điều cần thiết, thông qua truyền hình, báo chí, internet… nhằm thu hút đối tượng mục tiêu tham gia. Không những thế, truyền thông còn là đòn bẩy lớn giúp sự kiện  thành công.

4. Yếu tố con người là quan trọng

Yếu tố con người ảnh hưởng từ 2 phía: đó là khách mời tham dự và đội ngũ nhân sự phụ trách thực hiện chương trình. Thành công của sự kiện là bạn truyền đạt thông điệp đến đúng khách hàng mục tiêu, thuyết phục thành công và thúc đẩy động cơ mua hàng của họ. Còn đối với nhân sự thực hiện chương trình, bạn phải biết giám sát, theo dõi và đánh giá quá trình làm việc của từng nhóm hay cá nhân, tương tác với họ nếu gặp khó khăn để tìm ra phương án giải quyết tối ưu nhất.

5. Giao tiếp và làm việc với các bên cung cấp

Bạn cần có khả năng giao tiếp và quản lý nhân sự,phân chia công việc một cách hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, biết cách giao tiếp với các bên cung cấp cũng là kỹ năng tổ chức sự kiện cần có đối với một chuyên gia tổ chức sự kiện như bạn.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các nhà cung cấp các dịch vụ như thiết bị sân khấu, loa đài âm thanh, ánh sáng đèn sân khấu, in ấn tài liệu cần cho sự kiện,… là không thể thiếu. Có những đơn vị đã hợp tác lâu năm, có những đơn vị lần đầu làm việc với nhau. Do đó, người làm sự kiện cần chú ý:

- Đưa ra các yêu cầu, điều kiện rõ ràng với bên cung cấp

- Đề nghị chứng minh năng lực như ảnh, video sản phẩm, dịch vụ, để tránh hợp tác với nhà cung cấp không có đủ năng lực để cung cấp cho chương trình của bạn.

- Thống nhất báo giá, các hạng mục cần thiết và ký kết hợp đồng

- Hợp tác trên tinh thần tôn trọng lợi ích và quyền lợi của nhau

6. Kỹ năng chịu được áp lực công việc

Người làm tổ chức event không chỉ cần có những kỹ năng cơ bản như trên mà họ còn phải giám sát, quản lý chương trình từ A đến Z, từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc chương trình.

Trước khi sự kiện bắt đầu, bạn phải đến để khảo sát và chỉ đạo, theo dõi các bên cung cấp thiết bị, lắp đặt ra sao, có đúng như yêu cầu không. Khi chương trình diễn ra, bạn phải đứng giám sát, tiếp đón khách mời, giải quyết những sự cố bất ngờ có thể xảy ra. Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại sau cùng để hoàn tất các thủ tục thanh toán cho các bên cung cấp.

Do vậy, để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn phải chịu được áp lực công việc, phải bình tĩnh trước mọi tình huống có thể xảy ra.

những kỹ năng tổ chức sự kiện

Kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết – Biz Event

Trên đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết mà BIZ EVENT muốn chia sẻ với độc giả. Tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều những hoạt động góp phần tạo nên sự thành công và phát triển của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, nếu Quý khách chưa có đủ nhân lực cũng như trang thiết bị sự kiện, hãy gọi ngay cho Biz Event theo số hotline 0976612988 để được chúng tôi tư vấn và lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho bạn một cách hoàn hảo nhất.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SỰ KIỆN BIZ 

SĐT: 02432 123 888 – 0975 383 262

Email: info@bizevent.vn